Учебник Документация (Организация и технология на документалната поддръжка на управлението) -
3.2. нормативна и методическа уредба на деловодството
Общото методическо ръководство на деловодството в България, както и в повечето цивилизовани страни по света, се осъществява от архивните органи, тъй като най-ценните документи, след като бъдат използвани в оперативната работа, се предават за постоянно съхранение в държавните архиви.
Настоящите национални нормативни и методически документи за организацията на работата в офиса трябва да бъдат във всяка организация. Те включват:
1. Държавна система за документация за управление. Основни положения. Общи изисквания към документите и документационните услуги.
В момента, в съответствие с федералната целева програма, се разработва нова версия на GSDOU - система от разпоредби, които определят основните правила за работа с документи в организациите. Системата е ориентирана и към търговски структури. Той ще се състои от две части: нормативна и методическа. В нормативната част, както и в настоящия документ, са определени основните задачи и функции, правната уредба на дейността на службата за документална поддръжка в организацията, нейната приблизителна структура; процедура за подготовка и изпълнение на документи; всички етапи на работа с тях: доставка, преминаване, обработка, счетоводство, регистрация, контрол на изпълнението, информационна и справочна работа, оперативно съхранение на документи, търсене на документи и информация; защита на системи за търсене на информация; подготовка на документи за архива; процедурата за извършване на проверка на стойността на документите; организация на съхранение на документи.
* Банасюкевич В.Д.; Ларин М.В. Развитието на държавната система за документална поддръжка на управлението е спешна задача // Документация. - 1998. - № 1.
2.Типова инструкция за деловодство в министерствата и ведомствата на България.
Инструкцията е регистрирана в Министерството на правосъдието на Руската федерация. Той включва както общия ред за подготовка и изпълнение на документи, така и спецификата на подготовката на определени видове документи: заповеди, инструкции, инструкции, протоколи. Той описва процедурата за регистриране на документи, изграждане на търсачки за справочна работа, организиране на контрол върху изпълнението на документи, процедура за съставяне и работа с номенклатурата на файловете, формиране на файлове, провеждане на проверка на стойността на документите, обработка на файлове, съставяне на описи, оперативно съхранение на файлове и прехвърлянето им в архивно съхранение. Приложението към Инструкцията съдържа формуляри за номенклатурата на делата, акт за разпределяне на документи за унищожаване, описи и др. Както се вижда от краткото изброяване на съдържанието на Инструкцията, тя отразява почти всички въпроси на организацията на деловодството. Въпреки че е предназначен предимно за министерства и ведомства, той може да се използва и ще намери много полезни услуги за офис работа за организации от всякаква форма на собственост. Може да се използва като основа за разработване на инструкции за офис работа на определена организация.
Стандартът се прилага за „организационни и разпоредителни документи, свързани с Единната система за организационна и разпоредителна документация (ЕСОРД) – резолюции, заповеди, заповеди, решения, протоколи, актове, писма и др.... използвани в дейности:
- федерални държавни органи, държавни органи на поданиците на България, включително на поданиците на България, които наред с българския език като държавен национален език, местните власти;
- предприятия, организации и техните обединения, независимо от организационнатаправна форма“.
4. Основни правила за работа на ведомствените архиви:
Правилата могат условно да се разделят на две части. Първият (раздели 2-4) обхваща подробно канцеларски въпроси:
- изисквания към номенклатурата на делата, техните видове, реда за тяхното изготвяне, попълване, поддържане;
- реда за образуване на дела в деловодството;
- организация и ред за проверка на ценността на документите в деловодството;
- процедурата за разпределяне на документи за унищожаване;
- подготовка на дела за предаване в архива: регистрация на дела (номериране, картотекиране, допълнителна регистрация на корицата и др.), съставяне на описи, предаване в архива.
В друга част от правилата (раздели 5-14) е описана подробно работата с документи в архива.
За търговски организации, които не прехвърлят документи за държавно съхранение, а ги съхраняват у дома, правилата са незаменим инструмент за организиране на техния архив.
5. Списъци на документи, посочващи периодите на съхранение (типични или ведомствени) *.
* За списъците вижте гл. 14.
6. Типов правилник за водене на деловодство по предложения, заявления и жалби на граждани в държавни органи, предприятия, учреждения и организации.
Пакетът от тези документи трябва постоянно да се актуализира, тъй като се сменят нови нормативни и методически актове.
Но освен факта, че трябва да знаете как да изпълнявате тази или онази работа, трябва да имате представа и за нормите на време или продукция, които съществуват за тези видове работа.
Централното бюро по трудови стандарти е разработило доста голям брой нормативни документи, съдържащи стандарти за време за работа, извършена от служителите на административния апарат. Работата с документи отразява:
• Междусекторни агрегирани норми за време за работаперсонал и счетоводство.
Последният нормативен документ е необходим за работа с документация за персонала.
Всички тези стандарти се препоръчват за използване в административния апарат на институции, организации, предприятия, фирми, независимо от собствеността.
Пакет от национални нормативни и методически документи трябва да бъде на разположение на всяка служба за деловодство като справочен материал. Използва се при разработването на такива индивидуални организационни документи като Правилника за обслужване на предучилищната образователна институция, длъжностните характеристики на нейните служители и инструкциите за деловодната работа на определена организация.
1. Кои законодателни актове предписват задължението за документиране на информация?
2. Какви са изискванията за документите, посочени в законодателните актове?
3. Какви въпроси за работа с документи се регулират от законодателни актове?
4. На кого е поверено методическото ръководство на организацията на деловодството в страната?
5. Какво е значението на ГСДОУ и какво регламентира?
6. Какво регламентира стандартната инструкция за работа в офиса?
8. Защо се съставят списъци на документи с посочване на сроковете за съхранение?
9. Какви регулаторни и методически актове се използват от службите за персонал при работа с документи?
10. Кой разработва норми за време за управленска работа и как се използват?