Управление на знанията в компанията
Опитните и талантливи служители са конкурентното предимство на компанията. Такива специалисти действат проактивно, знаят най-доброто решение за всяка задача и бързо реагират на нестандартни ситуации. Тайната на техния успех е в натрупаните знания и опит. Напускането на опитен служител е голяма загуба. Следователно запазването на знанието в компанията е стратегическа задача. За решаването му помага управлението на знанията - работа, насочена към запазване, разпространение и прилагане на знания в компанията.
Защо да управляваме знанието Знанието е ключовият капитал на една компания
Стойността на една компания се състои от материална собственост и интелектуални активи. Последните включват: търговска марка, патенти, списък с доставчици и партньори на компанията, клиентска база, маркетингови практики, опит и квалификация на служителите.
Добър пример е покупката на Kraft. PhilipMorris International плати $12,9 милиарда за Kraft.От тази сума само $1,3 милиарда бяха изразходвани за закупуване на материална собственост на компанията (сгради, конструкции, парични наличности по сметки). Лъвският дял от сумата - 11,6 милиарда долара - отиде за придобиването на интелектуалния капитал на Kraft, включително квалификацията на нейните служители.
Пренебрегвайки управлението на знанието, рискувате сериозни загуби, ако поне един ценен служител напусне.
Базата от знания ви позволява да повишите ефективността на компанията
Ако компанията няма база от знания, адаптацията на новодошлия ще се забави. В крайна сметка той ще трябва да постигне много сам, ще прави грешки при изпълнение на стандартни задачи и постоянно ще разсейва колегите си с въпроси.
Създайте база от знания и начинаещите могат бързо да се включат в работния процес.
Един опитен служител напуска компанията. Когато Опитните си тръгватслужител, тогава с него компанията губи ценни знания. В повечето случаи хората си тръгват, без да оставят „наследство“. Без управление на знания наследникът може да разчита само на няколко съвета и папка с документи. Той ще трябва да започне от нулата.
Решаване на подобни проблеми. Във всяка компания има подобни задачи, с които служителите се сблъскват редовно. Въпреки това, без база от знания, всеки служител се справя с тях по свой начин, без да знае, че колегата е намерил най-доброто решение. Управлението на знания ви позволява да събирате база данни с най-добрите решения за всяка задача, така че всички служители да работят възможно най-ефективно.
Управлението на знанието е незаменимо и когато една компания получи поръчка, подобна на вече изпълнената. Така например преди три години компанията организира майсторски клас за обучител по публично говорене. И днес беше получена поръчка за организиране на майсторски клас на специалист по изображения. Ако заключенията от проекта се въведат в базата знания, това ще спести много време. Управлението на знанието намалява отпадъците
Обикновено служителите имат свои собствени папки с някакви шаблони, документи, бележки. Колегите нямат достъп до работата на другия. На практика това не е много по-различно от „хартиения“ работен процес: намирането на правилната информация отнема твърде много време.
Националната асоциация за иновации и развитие на информационните технологии проведе проучване на загубите на организациите, използващи хартиено управление на документи, в сравнение с компаниите, които вече са внедрили системи за електронно управление на документи.
Сред основните проблеми, които бяха посочени от организации с оборот от 50 до 100 милиона рубли:
- 14% - дълго търсене на документи;
- 27% - Загуба на важни документи, които трябва да бъдат създадени отново.
Базата от знания ви позволява бързо да намерите всеки документ и напълно да премахнете риска от загуба на важни документи. Освен това с помощта на базата от знания всеки служител получава достъп до всички разработки на компанията, без да задава въпроси на колегите си. Какво да добавите към базата от знания
Знанието включва минал опит, взаимоотношения, концепции, теории, умения и знания, вярвания и преценки, иновативни идеи, правила и теории. Някои знания лесно се записват и прехвърлят на други служители, за да се прехвърлят други, е необходимо да се организират общи срещи.
В крайна сметка само част от знанията, които служителите могат да подредят в текстов документ. Това са например шаблони на документи, контролни списъци за задачи, селекция от полезни материали и др. Тези знания се наричат формализирани, те обикновено са документирани.
Повечето знания се съхраняват в главата и обикновено не е необходимо да ги записваме някъде. Те се наричат неформални. Това включва наблюдения върху човек, разработен модел на поведение с определени хора и др.
Например акаунт мениджър в процеса на работа намира правилния подход към всеки клиент. Той знае какви аргументи ще работят за един и ще бъдат празни думи за друг. Освен това той знае как да подаде ръка на един и какви жестове или други методи на невербална комуникация работят с другите. Управлението на знания ви позволява да запазите тези знания в компанията.
номер 1.Включете управлението на знанието като ценност на компанията
Важно е всеки човек да разбере защо е необходима базата от знания, как е полезна. Тогава той по-внимателно ще събира знания, които могат да бъдат полезни в бъдеще. Също така трябва да мотивирате служителите да споделят знания, така че да станат задължителна част от работата им.
Като начало можете да организирате общо събрание, на което да говорите за статистиката на загубите, да обясните ползите от управлението на знанието. Не. 2. Анализирайте ситуацията в компанията
Един от служителите поддържа ли собствена база от знания, какви проблеми най-често възникват поради липсата на база от знания и каква информация е най-важно да включите в нея. За да получите представа за ситуацията, са подходящи срещи лице в лице и въпросници.
Можете да използвате следните въпроси за анкетата: правите ли бележки за резултатите от проекта, използвате ли шаблони за документи, каква информация трябва да търсите редовно, какви източници на информация използвате, когато работите по проекти, какви знания ви липсват.
По-добре е да провеждате лични срещи с най-активните служители. Оставете ги да говорят, да споделят идеи за подобряване на работата си и да говорят за решения, които им помагат да бъдат ефективни.
Важно е редовно да провеждате проучвания и срещи, за да измервате нивото на напредък и да замените навреме, ако нещо се обърка.
#3: Направете работен план
Въз основа на резултатите от проучването и личните срещи ще получите представа какви знания вече са документирани, какви предстои да бъдат въведени в базата данни и какви трябва да бъдат придобити. Сега можете да съставите стратегия и работен план. Запишете всички подробности: от задачите за управление на знанието и прогнозираните резултати до приблизителното време на изпълнение и механизмамотивация на служителите.
Какви знания да включите в базата данни:
Първа стъпка . Изберете удобната за вас система на работа с базата. Най-простият вариант е електронна папка с документи, до която има достъп всеки служител или служители на определени отдели. Усъвършенствано решение са услугите за сътрудничество и корпоративните портали. Предимството на последните е, че те позволяват не само да се събере цялата информация на едно място, но и да се работи с нея заедно, да се поставят задачи и да се следи сроковете им.
Втора стъпка. Напишете инструкции за работа с базата данни: какво, кога, къде и как да записвате. Повторете защо това е важно.
Трета стъпка. Осигурете обучение на всички служители, за да могат уверено да използват системата.
Създаването на база от знания може да отнеме до четири месеца. Не забравяйте да следите напредъка си, за да можете да коригирате работата си навреме.
Във втората част на статията ще говорим за това как да създадем база от знания, кой трябва да я управлява, да говорим за технически инструменти, възможни трудности и как да се справяме с тях.