Важни въпроси относно издаването на аванси на отговорни лица
Във всяка компания, в която се извършват финансови и икономически дейности, трябва да се установи и спазва процедурата за издаване на авансови плащания на отговорни лица, регулирана от местните разпоредби. Днес ще говорим за основните правила и характеристики на издаването на подотчет.
Правила за издаване на аванси за отчет
Всяка компания, поради нюансите на финансово-икономическата дейност, трябва да се справи с необходимостта от закупуване на определени материални активи, гориво за фирмени превозни средства, канцеларски материали, заплащане на работата и услугите на изпълнители и организации на трети страни, както и пътни разходи, представителни цели и други бизнес въпроси
За да получи средства по отчета, служителят трябва да подаде заявление в свободна форма, адресирано до мениджъра, което ще посочи необходимата сума и периода, за който са необходими тези средства. Декларацията, подписана от ръководителя с подпечатана дата, се прехвърля в счетоводния отдел, неговият служител, който е натоварен с такива задължения, изписва разходна касова заповед, едва след това счетоводният отдел има право да издаде авансово плащане на отговорното лице.
Служител, получил средства по отчета, трябва да докладва за планираните разходи в рамките на три работни дни след края на последния ден, за който са издадени средствата, или след връщане на работа. Служителят е длъжен да изготви предварителен отчет, към който ще приложи документи, в които ще обоснове всички направени разходи. Докладът трябва да бъде проверен и одобрен от главния счетоводител и ръководителя на организацията в рамките на сроковете, определени от вътрешната заповед или счетоводната политика на дружеството.
Характеристики на издаване на аванси за отчета
Трябва да се отбележи, че паричните средствапарични средства като аванс срещу отчет могат да се издават само на служител, който няма дългове за получени преди това отчетни средства. Освен това счетоводителят трябва да провери състоянието на сетълментите със служителя, на когото ще бъдат дадени аванси за отчета, той не трябва да има дългове към компанията. За бързо извършване на такава проверка в счетоводството има специална сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“.
Методи за издаване на отчетни средства
Организацията може да даде пари на отговорното лице по няколко начина:
пари в касата;
чрез банкова корпоративна карта, издадена на юридическо лице и издадена на отговорен служител.
Освен това в последния случай можете да теглите пари в брой от такава карта на банкомат или да извършвате плащания в безналичен формат. Също така е необходимо ясно да се посочи в местните разпоредби процедурата за използване на корпоративни карти и списъкът на лицата, които имат право да ги използват. Важно е да се отбележи, че датата на получаване на авансовото плащане няма да бъде денят, в който картата е издадена на служителя, а денят, в който са били дебитирани средства от нея за плащане на необходимите услуги и стоки. Можете да разберете за датата на дебитиране на средствата и да потвърдите този факт с документи от банково извлечение.