Идентификация на особено ценни документи
Глава 1. Идентификация на особено ценни документи……………………………………. 5
Глава 2. Описание на особено ценни документи……………………………………………………. 7
Глава 3. Отчитане и съхранение на особено ценни документи………………………………………………9
3.1 Застрахователен фонд на особено ценни документи………………………………………….9
3.2 Опис на особено ценни документи……………………………………………………… 10
3.3 Съхранение на особено ценни случаи…………………………………………………………….11
Списък на използваните източници……………………………………………………………………………………………………………………………………14
В документалния и архивен фонд на организация или в личен фонд могат да бъдат депозирани документи с особена стойност, отразяващи важни исторически събития.
Темата „Особено ценни документи” е актуална в съвременните условия.
Това се доказва от честото обръщане на хората към уникални документи, тъй като особено ценните документи съдържат информация за най-важните факти и явления, които са от трайно значение за държавната администрация, националната икономика, националната отбрана, международните отношения и научните изследвания.
Федералният закон "За архивното дело в България" дава следните определения за особено ценни и уникални документи (// Домашни архиви. 2005. № 1. С. 4).
Особено ценни са документите от Архивния фонд на България, които имат непреходна културно-историческа и научна стойност, от особено значение за обществото и държавата и за които е установен специален режим на регистриране, съхранение и ползване.
Уникален документ е особено ценен документ, който няма аналози по отношение на съдържащата се в него информация и (или) външните му характеристики, незаменим в случай на загуба по отношение на неговото значение и (или) автографичност.
Дефиниции на особено ценни документи в допълнение към Федералния закон„За архивното дело в България” се съдържа и в ГОСТ 7.48-2002 СИБИД.
Правилата за работа на държавните архиви разглеждат всички видове работа с особено ценни документи. Правилата определят общите изисквания за създаване на оптимални условия за съхраняване на особено ценни документи, поставянето им в архива, издаване на документи от архива, за проверка на наличността и състоянието на дела и документи; Разглеждат се въпроси за осигуряване на безопасността на особено ценни документи, включително създаване на застрахователен фонд от копия на особено ценни документи.
Въпросите за класифицирането на особено ценни документи, съхранявани от държавата, са изложени в отделен раздел. Разглежда два основни въпроса на класификацията: отнасянето на документите към фонда (фондирането) и систематизирането на делата в рамките на архивния фонд.
Разделите на правилата разглеждат въпросите за отчитането на особено ценни документи на държавните архиви и създаването на научен справочен апарат, разработен на
въз основа на принципа на приемственост на тези видове работа в държавните и ведомствените архиви и унифицирането на счетоводните форми. Правилата определят съвременните изисквания към научно-справочния апарат на особено ценните документи на архивите като комплекс от взаимосвързани архивни указатели, включително счетоводни и справочни документи.
Правилата за работа на архивите разглеждат класификацията на особено ценни документи в рамките на архивния фонд, съхраняването и подготовката на документи от личен произход за предаване на държавно съхранение, както и въпросите на методическата поддръжка, планирането на работата, работата с персонала, счетоводството и организацията.
Тъй като работата по идентифициране на особено ценни документи може да се извърши в ведомствен архив, тоест в архива на организация, е необходимовключете раздел с особено ценни документи в "Правилата за работа на организацията".
В учебника E.V. Алексеева "Архивистика", 2002 г. Особено ценните документи не са отделени в отделен раздел, което е съществен недостатък.
През 1983 г. са публикувани „Методически препоръки за работа с особено ценни документи в държавния архив”. Доскоро тази книга беше единственото издание, което най-пълно отразява въпроса за работата с особено ценни документи.
Целите на тази курсова работа са да обобщи информацията, съдържаща се в източниците и учебната литература за особено ценни документи.
Глава 1. Идентифициране на изключително ценни документи
Преди да започнете работа по идентифицирането на особено ценни документи, е необходимо да се запознаете с историята на институцията, да определите в кои периоди могат да бъдат създадени най-ценните и интересни документи.
В ведомствения архив, за да се идентифицират особено ценни документи, на първо място се правят описи на онези структурни звена, които отразяват основните дейности на институцията. Ако преписката съдържа особено ценни документи, тя се включва в списъка. Посочва се номер на фонда, опис, номер на делото, заглавие на делото, в бележката се дават бележки за физическото състояние и обем на особено ценен документ. Списъкът се разглежда от експертната комисия на институцията на архивната институция. След одобрение такива документи подлежат на осчетоводяване.
Идентифицирането на особено ценни документи се извършва в следната последователност:
- идентифициране на фондове, части от фондове;
- идентификация на делата по описи;
Определянето на особено ценни документи в Архивния фонд на България се извършва от експертно-проверъчната комисия (ЕПК) на федералния държавен архив, ЕПК на упълномощения орган.изпълнителната власт на субекта на България в областта на архивното дело, експертната фондово-закупувателна комисия на държавния или общинския музей, експертната комисия на държавната или общинската библиотека, ЕПК на Архив на Българската академия на науките и се определя от счетоводните документи на архива по установения начин.
ЕПК на упълномощения изпълнителен орган на субекта на България в областта на архивното дело има право да делегира правомощия да определя в
състав на Архивния фонд на България на особено ценни документи на експертно-методическата (методическа) комисия на държавния архив на предмета на България.
За идентифицираните особено ценни документи се съставят анотирани списъци, които се разглеждат от ЕПК или методическата комисия на архива и се утвърждават от ръководството на архива. След одобрението на списъците се извършва набор от работи за записване на особено ценни документи в съответствие с изискванията.
Идентифицирането на уникални и особено ценни документи се извършва планирано от най-квалифицирани специалисти въз основа на специфични за индустрията научни и методически разработки и методически ръководства, изготвени в архива.
Идентификацията на уникалните документи в Архивния фонд на България се извършва съгласно Правилника на Държавния регистър на уникалните документи на Архивния фонд на България и включва:
- попълване за всеки идентифициран потенциално уникален документ на счетоводен лист и описание на уникален документ;
- разглеждане от експертната методическа комисия (или друг консултативен орган) на архива на представените материали;
- внасяне на предложения за включване на идентифицирани потенциално уникални документи в Държавния регистър на уникалните документи на Архивния фонд на България в съотв.упълномощен изпълнителен орган в областта на архивното дело.
При идентифициране на особено ценни документи се използват следните общи критерии:
- стойността на институцията - фондосъздател;
- време на създаване на документи;
- стойността на информацията, съдържаща се в документите;
- юридическа сила, автентичност на документите;
- наличие на художествени, палеографски характеристики на документи.
Въз основа на общите критерии, всеки архив на организацията прецизира критериите, въз основа на спецификата на съхраняваните в него материали.
Глава 2. Описание на особено ценни документи
При описване на документите по делото се посочват техните копия.
Ако документът (документите) по делото е анотиран, след анотацията с главна буква се дава указание за автентичност или номер на копие.