Как да оптимизирате вашите офис консумативи, Devilon
За много офис мениджъри на големи компании и секретари на малки фирми задачата да осигурят офис консумативи е сложен и наболял проблем. Всеки мениджър следи редовните разходи за канцеларски материали и се опитва, ако е възможно, да намали този елемент от разходите. Разбира се, често е невъзможно да се направи това, без да се повредят производствените процеси. И все пак, с правилния подход, можете значително да намалите разходите им.
Какво привлича пари? Няколко фактора обикновено влияят върху позицията разходи за канцеларски материали. Първо, обемът на покупките, т.е. какво точно и в какви количества се купува. На второ място, специфичната цена на избраните марки канцеларски материали. Трето, самият доставчик, който снабдява офиса, както и системното снабдяване.
За да намалите разходите по тази статия, е необходимо да се справите с всяка от тези точки: първо, променете подходите за формиране на списъка с необходими офис консумативи, след това преразгледайте отношенията си с доставчиците и накрая установете стабилни доставки и стриктно отчитане на доставките.
Необходими или ненужни? Когато става въпрос за инвентар от канцеларски материали, компаниите често поръчват повече артикули, отколкото действително се нуждаят. Следователно е необходимо да се изчисли колко офис консумативи реално се изразходват, какъв трябва да бъде техният минимален запас и след това да се изхвърли излишъкът. Ще видите, спестяванията ще бъдат значителни.
Освен това въз основа на получените резултати е възможно да се установят разходни норми. Важно е да не са много скъперници. Но не си струва да се отдадете на прекомерна консумация. Задачата на такава регулация е да стимулира персонала да пести и уважава ресурсите на компанията.
Каквоколко? Въпросът за цената на закупените офис консумативи, разбира се, зависи от политиката на компанията. Някои организации специално избират скъпи марки, за да създадат положителен имидж. От една страна, това е правилната тактика, тъй като качеството се измерва с цената. Но се случва, че трябва да платите само за марката. В същото време има стоки с абсолютно същото качество, но на по-ниска цена.
Ето защо е важно не само да следите разходите, но и да проследявате качеството и експлоатационния живот на закупените канцеларски материали. Всичко това трябва да бъде строго фиксирано. Такива записи са особено полезни, ако компанията реши да изпробва продукти от други производители. Ако се окаже, че качеството е идентично, но цената е значително различна, тогава изгодно решение е очевидно.
Как да изберем доставчик? При отговора на този въпрос решаващ и практически единствен фактор е въпросът за цената и удобството. Който предложи най-удобната схема и график за доставка на достъпна цена, си струва да си сътрудничите. Желателно е офис мениджърите и секретарите да проучат пазара и да изберат най-атрактивните оферти на компаниите. След като сте опитали услугата на всеки от тях, можете да спрете на един и освен това да се споразумеете за системни покупки (и, разбира се, отстъпки, ако са предоставени в този случай).
Опитът показва, че спазването на тези съвети може да намали разходите за офис консумативи с 20-50%, което не е толкова малко.