Как да пишем професионални бизнес писма
Успехът на нашия бизнес често зависи от качеството на текстовете, които трябва да пишем всеки ден. Търговски оферти, търговски писма, писма до клиенти и бизнес партньори – всичко това влияе върху имиджа ни, как ще ни възприемат. Всичко това убеждава или не убеждава, продава или не продава.
Как да гарантираме, че всеки, с когото водим бизнес кореспонденция, получава професионални, висококачествени текстове от нас? И не само от нас лично, но и от нашите служители или подчинени, от цялата ни организация?
Да започнем с тези, които са подходящи за всеки, който сам води цялата си бизнес кореспонденция.
Път 1. Четете много текстове, пишете повече и в крайна сметка научете.
Този път идва на ум от само себе си - и не само на вас. Повечето от тези, от които получавате писма и чиито текстове четете в интернет и печатни издания, са научили по този начин. И как ви харесва това, което пишат? Най-вероятно не. Защо? Факт е, че практиката сама по себе си не помага много без настройка на техниката.
Представете си, че вашият спортен треньор ви подготвя за състезание на 100 метра. Бягате за първи път - оказва се много бавно. Треньорът ви казва да тичате още малко. Все още бавно. После отново. И по-нататък. Малко вероятно е някога да бягате достатъчно бързо с този подход. Заедно с треньора първо трябва да разберете какво ви пречи да бягате по-бързо. Може би започвате неправилно, работите неефективно, докато бягате с ръцете си, не дишате добре? Първо трябва да ви даде техника на бягане и едва след това да ви принуди да практикувате тази техника с постоянни тренировки.
В обобщение, първият път е по-скоро мит, отколкото път. Не работи на практика.
Път 2. Изучете добра книга за бизнес писане - и практикувайте
Наистина къденаучите за принципите и техниките, ако не от книгите? Логично обаче. На българския пазар е много трудно да се намери добра книга за бизнес писане. Като обучител и консултант по бизнес писане, веднъж изучавах този въпрос - трябваше да препоръчам нещо на клиентите. Не беше възможно да се избере една книга, която да има отговори на всички основни въпроси и то на разбираем, човешки език.
Но да кажем, че книгата е намерена. Ще получите ли резултати, ако научите техниките от книгата и ги прилагате? Въпросът е отворен ... от няколко века. Издават се книги за самообучение по езици, готвене, свирене на музикални инструменти, дори каране на ски и йога. Има хора, които с помощта на тези уроци научават немски, започват да свирят на саксофон, стават готвачи или заемат поза лотос. Но няма толкова много такива хора - и повечето, уви, спират наполовина.
Три неща пречат на повечето хора.
В обобщение, вторият път е по-добър от първия, може да се получи, но с голямо желание, старание и самодисциплина.
Път 3: Обучете се с инструктор или консултант - след това практикувайте сами
Този път ви позволява да разрешите трите проблема, описани по-горе - инструкторът ще обясни, ще подкани и ще погледне отвън. Днес има много възможности за организиране на такова обучение: групови обучения или индивидуални консултации, редовни или задочни, с помощта на компютър и интернет или традиционно с хартия и химикал. С пълно потапяне за два дни - или за няколко дни с кратки вечерни лекции и домашни. С една дума, има избор. Основното, на което е важно да обърнете внимание, е, че избраният от вас вариант трябва задължително да предвижда практика.
И е по-добре да практикувате колективно. Ако тренирате в група, тогава вашияттекстовете се четат не само от инструктора, но и от другите участници. Получавате възможност да погледнете писмото си отвън, през очите на читателя - а в реална, работна кореспонденция това просто не е достатъчно. В края на краищата, ако вашето търговско предложение не убеди клиента, той няма да изтича да ви каже къде точно сте се оказали неубедителни, какво сте „недопълнили“, в кой момент сте пропуснали сделката. Групата ще бяга.
Total - най-реалният и ефективен вариант за истински, заети хора. Въпреки че със сигурност е по-скъпо от закупуването на книга.
Път 4. Разработете библиотека с примерни писма с експерти - и я използвайте
Е, с тези, които отговарят само за кореспонденцията си, е ясно. Но какво ще стане, ако имате цял екип под ваше командване, който трябва да си кореспондира? Да приемем, че вие и вашите служители сте били обучени на обучението - как да консолидирате резултата? Какво да правим с факта, че хората в отбора се сменят - някой идва, друг си тръгва, а не е възможно да се обучават всички или просто е скъпо?
Можете ли да разработите библиотека с примерни писма за вашия екип? Хората ви постоянно ли пишат предложения за продажби? Можете да разработите примерно предложение за тях. Често ли се налага на вашите хора да пишат откази? Можете да подготвите примерен отказ – или иск, жалба, извинение.
Когато е необходим образец, служителят ще може да го сравни с реалната си ситуация, да вземе от текста това, което е подходящо за тази ситуация, да замени фактите с реални - и да получи текст с гарантирано качество.
Разбира се, този текст може да се окаже по-добър или по-лош, в зависимост от умението на този, който използва извадката, но е гарантирано, че няма да има очевидни грешки, „грешки“ и недостатъци, които обикновено съсипват всичко. Пробата ще осигури основата, минималното необходимо нивозанаяти - а без занаят, както знаете, няма изкуство.
Резултатът също е доста работен път, особено в комбинация с предишния, когато обучаваме няколко ключови членове на екипа, а на останалите даваме примери.
Като цяло всички пътища с изключение на първия се оказват работещи, но по отношение на трудоемкостта и волята за победа те се различават значително. Много мотивиран, упорит и усърден, можете да започнете с книги - а всички останали са по-добри с обучение. А за тези, които носят отговорност не само за себе си, но и за работата на своя екип, си струва да се снабдят с библиотека с мостри.