Класификационна схема на B-NEWS - класиране на офис служители (опит в Обединеното кралство)

Стандартна схема. Чиновническата работа е една професия, която е много подходяща за използване на стандартната система за класификация на длъжностите. Повечето от основните дейности, извършвани в институциите, са общи за всички организации. Задачата за въвеждане на писмо или изчисляване на заплати, подаване на документи, надзор на служители, извършване на планиране или водене на сметки е сходна, независимо от естеството или целта на предприятието. Всички системи за обработка на чиновническа информация са различни и всяка работа като цяло може да бъде уникална, но основните дейности или задачи, които съставляват една работа, са основно едни и същи, независимо дали се извършват в банка, болница, министерство, производствена единица или всяко друго предприятие, което има чиновнически работници.

Чиновническата работа обикновено обхваща широк диапазон от нива на отговорност и широк диапазон от заплати, които са значително по-широки от повечето ръчни работни среди. В рамките на този диапазон от младши чиновнически до мениджърско ниво, чиновническите работници традиционно имат най-добрите възможности за повишение и са склонни да растат много по-силно от много физически работници, които са по-склонни да останат на същата работа в продължение на много години. Тези различия неизбежно водят до активен интерес към създаването на добре дефинирани структури на длъжностните степени в институциите и водят до въвеждането на система за оценка на важността на позициите, както на обикновените служители, така и на мениджърите. Сходството на чиновническата работа в организации от всякакъв тип създава широк и понякога общонационален пазар на труда. Работодатели, които използват стандартната система за класификация на длъжностите, или могатасоциират работните си места с тази система, могат да вземат много по-точни решения относно опита на кандидат за работа или да сравнят нуждите си от персонал с други организации.

Беше очевидно, че националната схема трябва да бъде проста, лесна за разбиране и лесно приспособима към всеки тип организация. Освен това схемата трябва да е практична и прилагането й в организации с размери от няколко души до няколко хиляди, с клонове на много места в цялата страна, да дава задоволителни резултати.

В резултат на това разработчикът, Институтът по административно управление, одобри система, базирана на класификацията на шест основни нива на офис работа. Тази система за експозиция е проверена от многогодишна употреба в британски институции. Успехът на тази система като стандартна единна схема, използвана в цялата страна в много сектори на индустрията и търговията, вероятно се дължи на четири основни причини:

1. Системата отговаря на критериите за простота и адаптивност към всяка организация.

2. Системата е лесна за разбиране от работниците.

3. Системата е практична и фокусирана доколкото е възможно върху работата, която трябва да се свърши.

4. Схемата се предоставя от обширен анализ на почти всички транзакции, които са общи за институциите. Всяка операция е дефинирана и класифицирана, като предоставя на потребителите готова за използване структура или средства за тестване на собствени създадени работни класове.

Брой класове.Първоначално схемата се състоеше от шест класа, означени от A до F, започвайки с клас A, който покриваше основни чиновнически операции и,завършвайки с клас F, който обхващаше проверката на работата на отдели и работи, чието изпълнение изискваше висока степен на отговорност.

По-късно схемата беше разширена до осем степени чрез добавяне на две старши нива, степени G и H. Тези две степени бяха въведени, за да отразят огромните промени в работата в офиса, настъпили след първоначалното въвеждане на схемата. Класове G и H ви позволяват да покриете длъжностите на такива специалисти като младши ръководен персонал или ръководители на структурни подразделения. Все пак трябва да се признае, че някои организации имат свои собствени класификационни формуляри за ръководни позиции и едно от предимствата на схемата, разработена от Института, е, че потребителите могат да използват оценките, от които се нуждаят. Някои от потребителите всъщност използват само първоначалните шест степени, обхващащи персонала на ниво надзор, въпреки че повечето използват всичките осем степени, за да обхванат персонала до нивото след висшето ръководство (ръководители на отдели).

Възниква и въпросът защо точно осем паралелки? На този въпрос не е лесно да се отговори. Терминът „офис персонал“ днес може да обхваща хора, които извършват работа, варираща от най-простата чиновническа работа до сложни, взискателни работни места, близки до нивата на висшия мениджмънт. Обхватът на тази работа е непрекъснат и това може да обясни най-разнообразното й разделяне за целите на класификацията. Опитът показва, че броят на класовете може очевидно да варира от три до двадесет и шест класа, но в повечето схеми броят на класовете варира от 5 до 12 и зависи по-специално от това колко нива на контрол трябва да бъдат осигурени в системата. Други практичнифактор е покриваният диапазон на заплатите. Именно изследването на тези два фактора доведе до предложението на разработчиците на системата да се спрат на 8 работни класа.

Дефиниции на класове. Целта на схемата за оценяване, разработена от Института по административно управление в Обединеното кралство, е да предостави възможност за оценка на чиновническата работа в осми клас според трудността и сложността на работата, която трябва да се извърши, или, с други думи, пригодността на личностните черти за задачата за задоволително изпълнение на работата. Осем класа са обозначени с букви от A до H, като клас A съответства на най-простата работа, а клас H - на най-сложната и важна работа, изискваща най-високите качества в класифицираната гама от индивида.

Поради тези две причини - по-точен анализ и общо сравнение - разработената от института схема се основава предимно на класификацията на задачите, а след това на класификацията на произведенията. Разбира се, има много различни работни места в чиновническата работа, които изискват много различни видове способности или опит, и е от съществено значение за всяка класификационна схема да се разработят дефиниции на класове, които да обхващат всички видове работни места.

Това беше постигнато първо, като се разгледаха, на първо място, всички видове важни чиновнически работи, които изискват опитни работници с различни знания и опит в чиновническата работа. Тези работни места обаче не съдържат елементи на контрол върху другите работници, но осигуряват малка свобода на действие или инициатива.

Осемте класа от A до H на схемата, разработена от Института, са определени по-долу. За всеки клас са дадени примерни задачи.

Клас A- Задачи, които не изискват предишен опитчиновническа работа; всяка отделна задача се откроява и е или много проста, или много добре дефинирана.

просто сортиране и регистрация.

Клас B- Задачи, които поради своята простота се изпълняват съгласно ограничен брой добре дефинирани правила след сравнително кратък период на обучение. Тези задачи се изпълняват под пряк контрол и наблюдение в стандартен режим.

просто копиране;
операции за директно сумиране с помощта на калкулатор.

Клас C- Задачи, които са рутинни и се изпълняват съгласно добре дефинирани правила, но изискват известен опит или специални способности за изпълнението им, както и тези задачи, които се изпълняват в съответствие със стандартна програма под краткосрочен надзор и управление.

прости компютърни операции;
изготвяне на фактури по предписана програма, когато цените се избират директно от ценовата листа;
стенография и машинопис, писане от диктофон или извършване на рутинни операции на устройство за текстообработка;
регистрация на важни документи със сложна азбучна или цифрова класификация.

СтепенD- Задачи, които изискват значителен опит, но се характеризират с ограничена степен на инициативност и които се изпълняват в съответствие със стандартната програма; тази програма подлежи на промяна, но не до такава степен, че да се изисква значително управление на работника.

стенография и печат, писане от диктофон или извършване на нерутинни операции на текстообработващо устройство;
потвърждаване на фактури на купувача за поръчки и приети документи;
рутинна поддръжка на група сметки на продавачи или купувачи;
изчисляване на заплатата без данъчни удръжки.

Клас E- Задачи, които може да изискват изпълнение на едно или повече от следните условия:

1. наличието на основно ниво на професионални или специализирани познания, проверени например чрез изпити (професионално удостоверение)

2. извършване или контрол на канцеларска или управленска работа, изискваща предимно рутинни решения, но с елементи на свобода на действие и инициатива;

3. Надзорът на работата обикновено е от двама до шест служители. Броят на контролираните работници може да варира в зависимост от сложността или нивото на работа.

контролиране работата на офиса или операторите на текстоподготвящи устройства в институция с централизиран печат на документи;
програмиране на стандартни компютърни програми, обикновено изискващи поне една година трудов стаж;
секретарски услуги на директора;
Управление на отдела за инвентаризация.

ClassF- Мисии, които може да изискват изпълнение на едно или повече от следните условия:

1. наличието на професионални или специализирани знания, еквивалентни на нивото, проверено от съответната професионална асоциация, например чрез полагане на изпити

2. извършване или наблюдение на сложна чиновническа или рутинна управленска работа, която изисква периодично вземане на решения от нерутинен тип, а в някои случаи и използване на собствено мнение или инициатива по рутинни въпроси;

3. контрол върху работата, обикновено от пет до дванадесет чиновници, групирани достатъчно компактно в отдел, за да могат да извършватпряк пълен личен контрол. Броят на контролираните работници може да варира в зависимост от сложността или нивото на работа и може да включва помощници от клас Е.

наблюдение на работата на репродукционния отдел с голямо разнообразие от процеси, използвани за отпечатване, възпроизвеждане или възпроизвеждане на документи;
провеждане на рутинни изследвания или аналитични прегледи на системи;
сложно компютърно програмиране, обикновено изискващ трудов опит от 1 до 3 години;
пълен набор от секретарски услуги за управителя или президента на фирмата.

КласG- Работи, които може да изискват да бъдат изпълнени едно или повече от следните условия:

1. професионални или специализирани знания, еквивалентни на университетска степен от първа степен или диплома за следдипломна квалификация, но не непременно еквивалентни на завършено обучение, валидирано от съответната професионална асоциация

2. извършване или надзор на изпълнението на работа с голяма сложност или важност, изискваща редовното приемане на нестандартни решения и редовното използване на собственото мнение и инициатива при изпълнение на предварително установени политики;

3. контрол върху работата на пет до дванадесет служители. Надзорът на деловодството може да се извършва от двама или повече инспектори от клас E или F; или контролиране на работата на по-малък брой специалисти от Е или F клас. Броят на контролираните работници може да варира в зависимост от сложността или нивото на работа.

наблюдение на работата на голям отдел за заплати;
провеждане на CFS и R&D или разработване на системни анализи, които може да изискват управлението на няколкоасистенти;
програмиране за ES сложни набори от програми, които може да изискват ръководството на няколко програмисти;
насочване и участие в курсове за наставничество и обучение за персонал от степени A до F за институции.

Клас H- Задачи, които може да изискват изпълнение на едно или повече от следните условия:

1. наличие, професионални или специализирани познания, еквивалентни на първа степен на университетска степен и определен практически трудов опит

2. извършване или контролиране на изпълнението на работа с голяма сложност или важност, изискваща проява на голям мащаб на собствено мнение, инициатива и отговорност с определен принос в разработването на фирмената политика и нейното прилагане;

3. контрол върху работата на персонала в размер на 12 или повече души. Броят на контролираните работници може да варира в зависимост от сложността или нивото на работа. Такова наблюдение на работата обаче обикновено изисква участието на заместник и двама или повече E или F, или по-малък брой E, F или G.

контрол върху работата на отдела за клиентски сметки
ръководство на комплексна научноизследователска и развойна дейност, изискваща контрол върху работата на други специалисти и служители;
управление на разработването на сложни проекти на компютърни програми, свързани с отговорността за работата на отдела за програмиране и, евентуално, персонала на други подразделения.