Методи и характеристики на разпространение на търговска информация

Търговската информация е съвкупност от информация и данни за дейността на предприятието, неговата организационна структура, външни и вътрешни връзки, производствени технологии и асортимент от продукти, както и други точки, свързани с неговата дейност.

Какво е търговска информация?

Без системно и редовно осигуряване на организацията с различни видове данни, нейната работа ще стане невъзможна. Търговската информация се отнася за следната информация:

Главни компоненти

Могат да се разграничат следните компоненти на търговската информация:

бизнес (отнася се за работа с контрагенти);
научно-технически (описва иновации и производствена технология);
производство (планови и фактически показатели за продукция);
управленски (организация на управлението на предприятието);
маркетинг (информация за пазара);
финансови (парични потоци).

Разпространение на търговска информация

Информацията в търговските дейности може да се разпространява по два основни начина:

чрез периодични издания - под формата на специализирани списания и каталози (трябва да се отбележи, че те трябва постоянно да се актуализират, тъй като ситуацията в предприятието се променя);
чрез създаване на електронни бази данни, които могат да съдържат както изчерпателна информация за всяко предприятие, така и подробности за отделните области на тяхната търговска дейност.

Важно е да се разбере, че търговската информация включва както публични, така и лични данни. Първите включват данните за контакт на организацията, нейните именаръководители, области на производство и други дейности, както и информация за определени активи. Що се отнася до класифицираните данни, те се определят от организационната форма на предприятието (това може да бъде информация за заеми, споразумения за партньорство, производствени технологии и т.н.) и не подлежат на разпространение.

Видове търговска информация

Информацията на търговската организация е разделена на няколко разновидности:

отворени публични данни (това може да включва регистрацията и данните за контакт на организацията, нейните дейности, както и гамата от продукти или списъкът на предоставяните услуги и други точки, които ръководството на компанията не счита за необходимо да скрие);
информация, предназначена за регулаторните органи (говорим за различни форми на докладване);
достъп до класифицирана информация има само прякото ръководство на дружеството, както и ограничен кръг служители (има предвид технологията на производство и използваните материали, договорните отношения, както и друга информация, представляваща търговска тайна).

Роля на търговската информация

Търговската информация трябва да бъде достоверна и актуална, за да гарантира безпроблемната работа на предприятието и в частност - неговото управление. Позволява ви да оцените правилно текущата ситуация и да предприемете подходящи мерки. В съвременните условия търговската информация е от особено значение, тъй като се характеризира с редица предимства:

дава възможност за постоянен анализ на икономическата и производствената ситуация;
използва се при изготвянето на планове, прогнози, както и на етапа на контрол; навременно пристиганенадеждната информация дава на организацията редица конкурентни предимства;
ви позволява да разберете отношението към предприятието както от клиенти, така и от партньори и конкуренти;
постоянен мониторинг на ситуацията във вътрешната и външната среда;
достатъчно количество информация за предприятието в публичното пространство подобрява неговия имидж и повишава нивото на доверие;
позволява навременни корекции на стратегическите цели на организацията; намалява риска от загуба.

Източници на търговска информация

Търговска информация може да бъде получена от следните източници:

маркетингово проучване (може да се извърши самостоятелно и можете също да използвате информация, предоставена от партньори и контрагенти);
вътрешна документация на компанията (различни видове отчетност, както и текущи документи, които се изготвят за потвърждаване на извършването на производствени операции);
външни източници (статистическа информация на специални служби, организации и агенции, която се публикува в периодични издания и е публично достояние).

Класификация на търговската информация

Трябва да се отбележи, че търговската информация е доста разнородна. В тази връзка е разработена следната класификация:

Въз основа на времето:

ретроспективен (позволява ви да оцените ситуацията, която се е развила в предишни периоди, за да коригирате бъдещите планове);
ток (дава представа за текущото представяне);
предсказуем (определя очакваното състояние на организацията в бъдещи периоди).

Относно етапа на вземане на управленски решения:

констатираща (описва текущата ситуация в предприятието вкато цяло, както и в отделните му части);

обяснителен (необходим за разбиране на факторите, довели до определена ситуация);

планирано (дава представа за бъдещото състояние на предприятието);

контрол (позволява ви да оцените съответствието на текущите показатели с декларираните).

По обхват:

общ (съдържа данни за предприятието като цяло);

локален (описва състоянието на отделните структури и подразделения на организацията).

Според предназначението:

планирани (използвани за определяне на бъдещи показатели);

счетоводство (въведено в документи за фиксиране на текущото състояние на нещата);

нормативна справка (използвана за привеждане на производствените процеси в съответствие с правилата);

статистически (позволява ви да проследявате динамиката на показателите през последните няколко периода);

маркетинг (описва ситуацията на пазара).

По честота на пристигане:

дискретно (идва с определена честота);

епизодични (пристигат навреме, при нужда);

непрекъснато (използва се за наблюдение на текущата ситуация).

Търговска информация и търговски тайни

Трябва да се отбележи, че е невъзможно да се приравнят такива понятия като търговска информация и търговска тайна. Последният е защитен от правни актове. Можем да кажем, че държавното законодателство дава на предприемача правото да класифицира определена информация за дейността на неговата организация. Това се дължи на факта, че разкриването на някои данни може да причини сериозни материални щети. По този начин можем да кажем, че търговската тайна носи определена стойност и полза за предприемача, докатоне е известно на трети страни. В същото време тяхното укриване не трябва да вреди на обществото.

Информация, представляваща търговска тайна

научна и техническа информация (технология на производство, дизайн на оборудване, изобретения, патенти, софтуерни продукти, методи за организиране на работа в предприятието; технологични планове);
технологична информация (проектни чертежи, химични формули, планове за производство и пускане на продукти);
финансова информация (алгоритъм за ценообразуване, получена печалба от продажба на продукти, банкови операции и финансови потоци);
бизнес информация (условия на споразумения и договори, организационни въпроси, информация за контрагенти, търговска кореспонденция).

Какво не може да бъде търговска тайна

Следната търговска информация на предприятието не може да бъде класифицирана:

документи, свързани с учредителни, както и удостоверения за регистрация и разрешителни;
финансови отчети, които се представят на данъчни и други регулаторни органи, както и данни, показващи платежоспособност;
информация за числеността, структурата и състава на персонала, както и нивото на възнаграждението и съответствието му със стандартите за безопасност;
данни за продажба на продукти, потенциално опасни за хората, както и документи, потвърждаващи спазването на антитръстовото законодателство;
данни дали длъжностните лица участват в предприемаческа дейност.

Защита на търговската информация

За да предотвратят разпространението на чувствителни данни, предприятията използват определени мерки. Търговска информация може да бъдеосигурява се следната защита:

разработване на конкретни инструкции, които обясняват на служителите характеристиките и правилата за работа с данни;
назначаване на лица, отговорни за опазването на търговската тайна;
създаване на система за контрол, в съответствие с която служителите ще бъдат допуснати до определени данни;
задължителен момент е подписването с всеки от служителите на документи за неразгласяване на търговска тайна;
въвеждане на система за допълнително стимулиране на служителите, които работят с класифицирана информация;
автоматизация на системата за информационна сигурност;
непрекъснат надзор от ръководството.

Нечестни методи за получаване на търговска информация

Обобщение на данните за вътрешната и външната среда на предприятието е търговска информация. Редица предприятия могат да се опитат да го извлекат по безскрупулни методи:

Използването на търговска информация до голяма степен определя ефективното функциониране на компанията. Това е пълен набор от информация за дейността на предприятието, която се използва от мениджъра за вземане на управленски решения, както и от външни потребители, за да се запознаят с организацията.

Трябва да се отбележи, че търговската информация може да бъде отворена (достъпна за всички без изключение) или затворена (която може да се използва само от определен кръг хора). В същото време законодателството ясно регламентира списъка с данни, които не могат да бъдат класифицирани. Що се отнася до укриването на определени факти, то не трябва да нанася щети на обществото.

С цел защита на търговската информация в организацията се предприемат определени мерки. По този начин се ограничава кръгът от лица, които имат достъп до него, а със служителите се подписва споразумение занедопустимост на разкриването. Въвежда се отговорност за разкриване на поверителни данни. Приоритет е автоматизирането на системата за информационна сигурност с помощта на съвременни компютърни технологии. Ръководството обаче трябва лично да следи този проблем.