Подобряване на ефективността на ICS

При обсъждането на дизайна на системите за управление на информацията бяха отбелязани някои от изискванията за подобряване на тяхната ефективност, например изискването вида на издаваната информация да съответства на нуждите на мениджъра за вземане на решение.

За съжаление много потенциални проблеми не позволяват дори такава IMS да работи ефективно, която на пръв поглед е добре проектирана. Възможно е потенциалните потребители да не разберат предимствата на системата или да се страхуват от нея и да не искат да я използват. Може също така да се окаже, че системата се е оказала твърде скъпа. Ето няколко съвета как да разрешите тези и други проблеми, така че новата IRS да бъде ефективна не само на хартия, но и на практика.

УЧАСТИЕ НА ПОТРЕБИТЕЛЯ В ПРОЕКТИРАНЕТО НА СИСТЕМАТА. Комплексните компютъризирани информационни и контролни системи обикновено се проектират от група специалисти с помощта на външни консултанти. За да бъде проектираната IMS ефективна на практика, е изключително важно тези специалисти да въвлекат в процеса на проектиране тези мениджъри, които впоследствие ще я използват. Тези потребители знаят по-добре от всеки друг кои решения са важни и каква информация е необходима за вземането им.

Освен това, ако мениджърите, които ще използват информацията, не участват в процеса на разработка, системата може да не им предостави нужната информация или да ги претовари с безполезна информация. Както ще се види в обсъждането на промяната в процеса на управление (Глава 16), включването на хората, отговорни за изпълнението в дизайна, обикновено намалява съпротивата срещу промяната.

системата

Ориз. 14.6. Бизнес моделът на производствена фирма.

Източник: JeromeKanter,Информационни системи за управление,3-то изд. (Englewood Cliffs, N.J.: Prentice-Hall, 1984). Препечатано с разрешение на издателя.

ПРОЦЕС НА ОБУЧЕНИЕ НА ПОТРЕБИТЕЛИТЕ. Съпротивата срещу промяната също може да бъде намалена, ако потребителите са правилно обучени да използват системата. Такова обучение би трябвало да намали страха от неизвестното, който сложният ILE вдъхва. И най-важното, предварителното обучение ще позволи на потребителите да разберат задълбочено възможностите на системата и ще им помогне да избегнат „капаните“, произтичащи от съществуващите ограничения. Без такова обучение потребителите могат да бъдат оставени на милостта на персонала по поддръжката и да се чувстват така, сякаш I&C ги контролира, а не обратното. В резултат на това може да има чувство на неудовлетвореност и нежелание за използване на системата.

РАЗХОДЕН КРИТЕРИЙ – ЕФЕКТИВНОСТ. ICS не може да се счита за ефективен, ако ползите от използването му не надвишават значително разходите за неговото създаване. Най-добрият ILE не е непременно този, който предоставя най-много информация и най-голяма точност и скорост. Най-добрата система е тази, която осигурява количеството и качеството на информацията, необходима за целите на управлението, на възможно най-ниска цена. Разходите за експлоатация на ICS значително надвишават разходите за заплащане на специалисти и разходите за оборудване за обработка на данни. Цената включва времето, изразходвано за неговото проектиране, инсталиране, обучение на персонала, както и времето и разходите, свързани със събирането, натрупването и обработката на информация. Често се пренебрегва оценката на икономическата ефективност на ИКС. Това важи особено за организациите с нестопанска цел. Илюстративен пример 14.3. показва как банковите разходи могат да бъдат намалени с помощта на ICS.

Така пишемениджър на калифорнийския клон на Sheckley за хранителни добавки, козметика и детергенти по отношение на липсата на подходяща информация: „Нашата база данни беше в толкова лошо състояние, че рискувахме да вземем прибързани решения.“ А ето и неговото мнение за новоразработената IMS за корпорацията: „За първи път ръководството може да оцени финансовите последици от решенията, взети от обслужващия персонал на различни нива.“

ТЕСТВАНЕ НА ОБСЛУЖВАЩ ПЕРСОНАЛ И ОБОРУДВАНЕ. Ако IMS използва компютър, тогава организацията трябва да наеме подходящ брой персонал по поддръжката и оператори. Тези специалисти трябва да станат част от организацията и да разберат, че тяхната отговорност е да помогнат на организацията да постигне целите си, а не просто да поддържат безпроблемната работа на компютрите. В допълнение, новите компютри и програми може да не работят добре поради съществуващи грешки. Поради това всички производители настоятелно препоръчват оборудването да бъде тествано за точност паралелно с други системи, преди да може да се разчита на системата.

Намаляване на банковите разходи с помощта на информационна система за управление

Трите най-големи банки в страната не само контролират около една трета от активите, притежавани от 50-те най-големи банки, но също така определят тенденциите в управлението на информацията. И тези три банки – Bank of America, Citicorp и Chase Manhattan Bank – често са в челните редици на офис автоматизацията, точно както бяха, когато компютрите бяха въведени за първи път. Свързвайки всички текстови процесори в една комуникационна мрежа, Bank of America се надява да намали темпа на растеж на заплащането на чиновниците, който преди това достигаше 10% годишно. За последнототри години, според представител на компанията, банката е спестила 4,5 милиона долара, използвайки мрежата за текстообработваща програма; $6 милиона спестявания се очакват през следващата година

Citibank е втората по големина банка в страната и признат "полигон" за експериментиране в областта на автоматизацията на работата на банковите служители. Може би той ще бъде първата от банките, която ще създаде така наречения „офис на утрешния ден“. Ръководството на тази банка се застъпва за пълното изключване на хартиения носител в офис дейността им.

Един от начините да се постигне това е чрез използването на компютъризирана микрофилмова система, в която данните се съхраняват на микрофилм и компютърът прави промени в тях бързо. Citibank също инсталира три системи за микрофилми Microform, които позволяват компютърно подпомагани промени. Система, закупена през 1976 г. за 1 милион долара, води до годишни спестявания от 100 000 долара.

Източник:Управление на производителността и информацията,Fortune,12 март 1979 г., стр. 40 (обява, изготвена от International Data Corporation).