Подобряване на мрежовата организация на предприятието
Персоналните компютри и компютърните мрежи се превърнаха във важен фактор не само за благосъстоянието на малките и развиващи се предприятия, но и за тяхното оцеляване. Те са инструмент за рационализиране на работата, намаляване на разходите и повишаване на производителността на служителите.
Една от основните задачи на собственика на малка компания е да бъде пред конкурентите. За да останете конкурентоспособни на днешния пазар, трябва да постигнете по-високи приходи при най-ниски разходи - и това е мястото, където идва модерната мрежова технология.
Една добре направена инвестиция в компютърна мрежа ще помогне на предприятието да спечели пари поради четири основни фактора. Тя ще позволи:
Намалете административните разходи
Увеличете производителността на труда
Рационализирайте бизнеса
Намалете разходите за хардуер
Това едва започна да се прави от 1998 г., друг е въпросът как се прави. Недостатъците включват:
Няма утвърден план за развитие на компютърна мрежа или не се спазва.
Администрирането на мрежата се извършва на принципа „затвори всичко“, дори в рамките на отдели и подразделения.
Не се използват потенциалните възможности на локалната мрежа
Служителите не бяха обучени как да работят в мрежата и с мрежови приложения.
Системата за администриране на мрежата е планирана да бъде централизирана, но всъщност е децентрализирана.
Вземете рационализацията на работата. Използването на уеб-базирани приложения като системи за управление на бази данни и електронни таблици позволява на служителите да работят заедно, без да напускат бюрото си, независимо къде се намират потребителите или приложенията. Това може много да ускори нещата. Това обаченевъзможно поради неграмотността на персонала на първо място и защото отделите вече не си вярват, отколкото биха искали да си сътрудничат.
Помислете за намаляване на разходите за хардуер. Наличието на мрежа ще позволи на служителите на компанията да споделят доста скъпо периферно оборудване, като лазерни принтери, резервни устройства и комуникационно оборудване. Това намалява разходите им за потребител и ги прави достъпни за голям брой работници. Това обаче дори не фигурира в дългосрочния план за развитие на организацията. Илюстративен пример е 205 аудитория. По план през 1997 г. в този компютърен клас трябва да бъде инсталирана локална мрежа, но тя все още не съществува.
Значително намаляване на административните разходи възниква при комбинирането на персонални компютри в мрежа. Ако например мениджър реши да надстрои до нова версия на приложение, той трябва да направи промени само в споделеното копие на приложението, а не във всеки сайт. Лесното управление на мрежата означава повишена производителност за работника, отговорен за нейната работа. Това е особено важно в по-малките части на нашата организация, където управлението често се комбинира с други отговорности. Колкото по-малко време прекарва мениджърът в рутинни операции, толкова повече време може да отдели за решаване на текущи задачи, които са важни за звеното, което в крайна сметка увеличава рентабилността на организацията.
Първото ми предложение е да се организира временно звено в административния отдел, което да се занимава с въвеждането на нови информационни технологии в организацията. Трябва да се ангажира с това, че ще прегледа съществуващото състояние и ще въведе нови чрез ректораметоди на работа.
Защо е необходимо създаването на специално временно звено? Първо, този бизнес не е печеливш и всички отдели в Техническия университет работят за печалба, а не за качество, и второ, този отдел ще има безпристрастно отношение към различни проблеми.
Това звено трябва да реши следните задачи:
надграждане на съществуващи компютри и закупуване на нови персонални компютри
организация на мрежовата структура и разпределение на административните правомощия
избор на софтуер въз основа на ефективността, надеждността и цената на съществуващите програми и операционни системи
организиране на обучение на служителите на организацията по нови начини на работа, използване на нови възможности и по-ефективно използване на познати приложения
организиране на отдел, занимаващ се с техническа поддръжка на мрежово офис оборудване, с помощта на което ще бъде възможно мрежов печат, съхраняване на файлове на сървъри, получаване и изпращане на електронна поща, факс съобщения извън организацията.
Ефектът от въвеждането на локална мрежа в този случай ще бъде по-осезаем, тъй като самото свързване на отдел към локална мрежа не прави абсолютно нищо. Отделението обикновено става по-затворено. Подобна реакция е известна сред ръководителите на отдели, когато са свързани към мрежата:
архивиране на данни на флопи дискове
защита на файла с парола
спрете да използвате мрежата
проверка на компютъра за вируси
отказ да се съобразят с изискванията на мрежовия администратор, позовавайки се на невъзможността да
В резултат на това отделът работи както работи: изпълнява бюджета, обемът на работа остава същият. Ръководителите на отдели се смятат за опитни хора и следователно действат както сметнат за добре, въз основа на минал опит.години за маркетингови проучвания, проведени вътрешно. Ръководителите на отдели не изучават съвременни технологии, не мислят как новите постижения на науката и технологиите или други организации могат да бъдат приложени в техния отдел. Ако нещо е принудено, тогава се върши двойна работа: по старомоден начин и по нов начин.
Тук не можете да разчитате на ентусиазма на служителите. Когато от човек се изисква да изпълни план, натоварването се увеличава всеки ден с второстепенна работа, той няма да отдели време за изучаване на локалната мрежа. Нека проследим средното време на издаване и предаване на ключовете на часовника в дневника за издаване на ключове. Таблицата по-долу показва времето на закъснения и закъснения на работното място (Таблица 10).