Помощник мениджър - Избор на професия - В помощ на кандидата - Статии за работа - Категории статии

В условията на най-ожесточената конкуренция, която преобладава днес на пазара, благосъстоянието на всяка компания зависи от вземането на навременни и правилни решения от мениджъра. Ето защо е толкова важно до себе си да има опитен личен асистент, от една страна, готов да поеме управлението на отделни проекти, а от друга, способен да се адаптира към чертите на характера на своя шеф.

Общо описание

„За да заемете длъжността личен асистент“, споделя своя опит Елена Владимировна Комендант, помощник на ръководителя на Southern Construction Communications Company LLC, „не е достатъчно да владеете перфектно основния набор от професионални знания и умения, трябва да имате и определени човешки качества - да имате добър вкус, развито естетическо чувство, вътрешна култура, отдаденост на корпоративните интереси, добра воля и такт. В същото време е необходимо да се съчетаят, от една страна, желанието да бъдете зависими, способността да се адаптирате към тънкостите на характера на лидера, а от друга страна, способността да управлявате: организирате служители (включително първите лица на компанията, например заместници), контролирате отделни проекти. Има още една трудност - мярка за отговорност: да направите повече означава да вземете решение вместо лидера, а по-малко означава да прехвърлите част от работата си върху раменете на шефа. Както разбирате, може да бъде много трудно да се намери човек, който отговаря на тази позиция, така че мениджърите ценят умните лични асистенти не по-малко от топ мениджърите.

Образование

Днес висшето професионално образование се предоставя от специалност 032001 „Документиране и управление на документацията“, средно професионално образование – специалност 0611 „Документиранеосигуряване на управление и архивиране”. Днес има доста образователни институции, които обучават по тези специалности.

В момента около 80 университета в страната обучават специалисти по управление на документи. Завършилите Държавния университет по управление и Историко-архивния институт на Руския държавен хуманитарен университет традиционно са високо ценени от работодателите.

Също така специалисти, които са получили висше лингвистично образование, като филолози и преводачи, постигат голям успех в тази професия.

Ако говорим за курсове, които обучават секретари и помощници на ръководителя с различни периоди на обучение на базата на висше или средно образование, тогава сред най-добрите трябва да се спомене следното:

секторен център за повишаване на квалификацията на Всебългарския научноизследователски институт по документознание и архивистика (ВНИИДАД), който осигурява професионална преквалификация по архивиране и документооборот, деловодство (според резултатите от обучението се издава държавна диплома);

курсове за повишаване на квалификацията на помощник-ръководители, помощник-секретари на Българската академия за държавна служба при Президента на Република България (БАГС);

курсове на Международния център за обучение към Колежа на Министерството на външните работи на Руската федерация, преобразуван през 1993 г. от най-престижните курсове по стенография и машинопис в СССР към Министерството на външните работи;

Учебен център за управление на документация към Гилдията на мениджърите на документи (в края на курса на студентите се издава сертификат от държавно издание).

Интензивни въвеждащи програми се предоставят от Училището за изпълнителни асистенти на Националната гилдия на професионалните съветници и Висшето училище за секретари.

Прикачени кариери

говоренеотносно свързаните професии, на първо място, разбира се, е необходимо да се назове професията на секретар - от нея, в съответствие с изискванията на времето, е нараснала специализацията "личен асистент" или "личен асистент на ръководителя". Също така всички административни специалности могат да бъдат причислени към броя на свързаните: от координатори, оператори в кол-центрове, консултанти, рецепционисти, чиновници до офис мениджъри и помощник-секретари.

Основните отговорности на помощник мениджъра включват:

Работа с документи (информационни и документационни услуги):

приемане и проверка на правилността на подготовката на проектодокументи, представени на ръководителя за подпис, тяхното висококачествено редактиране;

приемане на входяща кореспонденция за разглеждане от ръководителя и последващото й предаване в съответствие с взетото решение на структурни подразделения или конкретни изпълнители за използване в процеса на работа или подготовка на отговори;

деловодство: изготвяне на писма, искания и други документи, изготвяне на проекти на доклади, доклади и други материали, необходими за работата на ръководителя;

оформяне на делата по утвърдената номенклатура, осигуряване на тяхната безопасност и навременно предаване в архива;

оперативно съхранение на документи по време на изпълнение и преди предаване в архива;

контрол върху изпълнението от служителите на предприятието на издадените заповеди и инструкции, както и спазването на сроковете за изпълнение на инструкциите и инструкциите на ръководителя на предприятието, взети под контрол;

поддържане на контролно и регистрационно досие.

Организационна работа (бездокументно обслужване):

получаване и предаване на съобщения чрез комуникационни канали (факс, електронна поща и др.);

сигурностработното място на ръководителя с необходимите средства за организационна технология, канцеларски материали, създаване на условия, благоприятстващи ефективната му работа;

организиране и координиране на срещите на ръководителя, разработване на най-рационалния ред и процедура за работа на ръководителя;

подготовка на срещи, съвети и други срещи, провеждани от ръководителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за времето и мястото на срещата, дневен ред, тяхната регистрация), водене и изготвяне на протоколи от срещите;

организиране на презентации и представителна дейност;

организиране на приема на посетители, улесняване на бързото разглеждане на исканията и предложенията на служителите;

изпълнение на лични задачи (избор на подаръци за бизнес партньори, търсене на гувернантка за децата на лидера и др.).

Задълженията на изпълнителния асистент зависят от размера на компанията, стила на лидерство и корпоративните стандарти. Така че в малките фирми помощник-управителят, в допълнение към служебните си задължения, често участва в административно-икономическата поддръжка на офиса, координира работата на куриерите / шофьорите / мениджърите, изготвя първични счетоводни документи и изпълнява функциите на служител по персонала. Докато в големите компании мениджърът често се подпомага не от един, а от двама души: служител, който отговаря за техническото изпълнение на рутинната работа с документи, разговори и други ежедневни дейности, които изискват постоянен престой в офиса, и координатор, личен асистент, който организира работния ден на мениджъра, планира срещи и срещи, придружава го в командировки.

В мега-корпорациите, където всеки отдел или отдел има секретар-чиновник, за помощник-мениджърна организации понякога се възлагат и функциите на ръководител на секретариата или ръководител на офиса.

Умения

По същество съвременният високопрофесионален изпълнителен асистент е управляващ администратор, чиито най-важни компетенции включват следното:

гъвкавост - способност за изпълнение на широк спектър от задължения с високо качество, способност за адаптиране към бързо променящите се условия на бизнес среда;

ефективна комуникационна и информационна логистика - способност за управление на информационните потоци;

способност за правилно боравене с всяка поверителна информация;

умения за системен анализ на проблеми, способност за предлагане на няколко възможни решения - оптимални, резервни и "кризисни" - в случай на развитие на събития по нежелан сценарий;

автоматично управление на стреса и саморефлексия;

супервизиране - умения за контролиране и координиране (срещи, проекти, всичко, което мениджърът инструктира).

Сред най-ценните качества, които осигуряват успех в професията, е необходимо да се назоват грамотност, общителност, дипломатичност, отговорност, старание и точност, способност за бърза обработка на голям поток от информация, способност за приоритизиране на нещата, корпоративност, устойчивост на стрес, добра памет и реакция.

Освен това днес, когато много български фирми стават международни, владеенето на чужд език (или дори няколко езика) се е превърнало в основно умение, което позволява на кандидата да получи позиция като изпълнителен асистент в реномирана фирма.

Плюсове и минуси

Сред минусите могат да бъдат идентифицирани:

тежък работен график - режимът, както се казва, 24/7/365, защото често работният ден на асистент продължава повече отначело;

някои мениджъри са рязко негативни относно желанието на техния асистент да се премести на друга позиция, а понякога личните асистенти стават „заложници на своята професия“;

възрастови ограничения: като правило работодателите считат кандидатите за тази позиция на възраст най-малко 25 години, а кариерата на помощник-мениджър продължава средно 35–40 години.

Заплата

Средната заплата на помощник-мениджър в Москва е 40-60 хиляди рубли, а в регионите е много по-ниска - 15-30 хиляди рубли. Но ако кандидатът владее няколко чужди езика или има второ висше образование, например юридическа степен (в края на краищата, по време на работа той трябва да разработи официални / фирмени формуляри на официални документи, да състави и изпълни документи, да даде правна сила на документи), тогава той може да поиска и по-висока финансова компенсация. Всъщност няма горна граница на заплатата на личен асистент на мениджър.

Гледни точки

Не е тайна, че много служители виждат позицията личен асистент като добро начало, трамплин за достойна кариера. В бъдеще интелигентен помощник на ръководителя, който познава структурата на компанията, нейните дейности, специализацията на служителите и външните връзки на предприятието, може да стане топ мениджър - изпълнителен / административен директор, заместник-директор или ръководител на отдел / отдел. Често опитни изпълнителни асистенти отиват в бизнеса, тъй като придобитите знания и опит им позволяват успешно да управляват собствения си бизнес.

Въпреки това, понякога постигането на позицията на помощник-мениджър е доказателство за успешно кариерно израстване: от секретар на малка компания или рецепционист доличен асистент на ръководителя на мегакорпорация или холдинг. В настоящия период на икономическо развитие тази професия е доста престижна, високоплатена и много интересна и перспективна, особено от гледна точка на възможността за неограничено усъвършенстване на индивидуалните качества и таланти.