Правилник за експертната комисия за извършване на работа по проверка на стойността на документите, подбор и
ПРАВИЛНИК за експертната комисия на Вашата защита LLC
Раздел 1. Общи положения
1.1. Създава се постоянна експертна комисия към Вашата защита LLC (наричана по-долу Дружеството) за организиране и провеждане на методическа и практическа работа по изследване на стойността на документите, подбор и подготовка за прехвърляне на документи в архива за държавно съхранение, включително управление и друга специална документация, генерирана в хода на дейността на Дружеството.
1.2. Постоянно действащата ЕК е консултативен орган към заместник генералния директор по общите въпроси.
Решенията на комисията влизат в сила след утвърждаването им от генералния директор на дружеството. При необходимост решенията на експертната комисия се одобряват след предварителното им съгласуване със съответната институция на архивната служба.
1.3. В своята работа експертната комисия се ръководи от законодателството за архивите, административните документи на отрасловия федерален орган за управление, заповеди на генералния директор на дружеството, нормативни и методически документи на Федералния архив и архивния орган на субекта на България, отговарящ за дейността на архивите, стандартни и ведомствени списъци на документи със срокове на съхранение, тази наредба.
1.4. Експертната комисия се ръководи от заместник генералния директор на дружеството; секретарят е завеждащ архива на Дружеството или отговорник за архива на Дружеството.
Персоналният състав на експертната комисия се назначава със заповед на генералния директор на дружеството измежду най-квалифицираните служители на ръководната структураотдели, представител на деловодната служба и други служители с опит в областта на деловодството и специалното образование.
Като експерти в работата на комисията могат да бъдат привлечени представители на трети страни.
1.5. Въз основа на този правилник клоновете и другите структурни подразделения на дружеството разработват правилник за работата на своята експертна комисия, който след съгласуване с ръководството се одобрява и въвежда в действие от генералния директор на дружеството.
Раздел 2. Основни задачи на експертната комисия
Основните задачи на експертната комисия са:
2.1. Организация и проверка на ценността на документите на етап деловодство при изготвяне на номенклатурата на делата и оформяне на дела.
2.2. Организация и проверка на ценността на документите на етапа на подготовката им за архивно съхранение.
2.3. Организиране и подбор и подготовка на документи за предаване на държавно съхранение, включително научна, техническа, аудиовизуална и друга специална документация.
Раздел 3. Основни функции на експертната комисия
В съответствие с възложените й задачи експертната комисия изпълнява следните функции в дружеството:
3.1. Организира и провежда съвместно с канцеларските и архивните служби работата по годишния подбор на документи на институцията (включително научна, техническа и специална документация) за по-нататъшно съхранение и унищожаване.
3.2. Извършва методическо ръководство за проверка на стойността на документите на дружеството и подготовката им за архивно съхранение, разработване на номенклатура на делата, предоставя експертна оценка на проекти на нормативни и методически документи по тези въпроси.
3.3. Оказва помощи методическа помощ на специалистите на Дружеството при правилното водене на деловодството, подготовката и оформянето на документация по профила на дейността на отделите.
3.4. Разглежда, взема решение за одобрение и внася:
3.4.1. За одобрение от експертно-проверъчната комисия на архивната институция и след това за одобрение от ръководителя на институцията:
- опис на случаите на постоянно съхранение на управленска и специална документация;
- списъци на проекти, проблеми (теми), научна и техническа документация, за които подлежи на прехвърляне на държавно съхранение;
- актове за предоставяне за унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение: документи със срок на съхранение 10 и повече години, обозначени в списъка "ЕПК".
3.4.2. За одобрение от експертната и проверителната комисия на архивната институция, а след това и за одобрение от генералния директор на дружеството:
- обобщена номенклатура на делата на институцията;
- опис на делата по персонал;
- актове на загуба или непоправима повреда на документи с постоянно съхранение.
3.4.3. За разглеждане от експертно-проверъчната комисия на архивната институция:
3.4.4. За одобрение от генералния директор на дружеството:
- актове за предоставяне за унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение;
- актове на загуба или непоправими щети на документи на персонала.
3.5. Заедно с канцеларските и персоналните отдели той предоставя консултации на служителите на институцията по въпросите на работата с документи, участва в събития за подобряване на техните бизнес умения.
Раздел 4. Права на експертната комисия
Експертната комисия има право:
4.1. В рамките на своята компетентност дава препоръки на структурни звена и отделни служителиФирми за разработване на номенклатура от дела и формиране на дела в деловодството, проверка на стойността на документите, търсене на липсващи файлове с постоянен срок на съхранение и досиета на персонала, рационализиране и обработка на документи.
4.2. Искане от ръководителите на структурни подразделения:
- писмени обяснения относно причините за загубата, повредата или незаконното унищожаване на документи с постоянен и дългосрочен период на съхранение, включително документи за персонала;
- предложения и заключения, необходими за определяне на сроковете за съхранение на документите.
4.3. Да изслушва на своите заседания ръководителите на структурни подразделения за хода на подготовката на документи за архивно съхранение, за условията за съхранение и осигуряване на безопасността на документите, за причините за загубата на документи.
4.4. Да кани на заседанията на комисията специалисти от структурни подразделения, представители и експерти на трети страни като консултанти и експерти.
4.5. Експертната комисия, представлявана от нейния председател, неговия заместник и секретаря на комисията, има право да не приема за разглеждане и да върне за преразглеждане документи с лошо качество и немарливо изготвени.
4.6. Информира ръководството на дружеството по въпроси от компетентността на комисията.
4.7. Представлява по установения ред Вашето учреждение в архивните служби на България.
Раздел 5. Организация на работата на експертната комисия
5.1. Експертната комисия на институцията работи в тесен контакт с експертните и проверяващи комисии на институциите на Федералния архив, с централната експертна комисия на секторното ръководство, получава от тях съответните организационни и методически инструкции.
5.2. Експертната комисия работи по утвърден от ръководството годишен план.
5.3. Въпросите от компетентността на експертната комисия се разглеждат на нейни заседания, които се провеждат при необходимост, но най-малко 4 пъти годишно. Всички заседания на комисията се записват. Документите, представени за разглеждане от експертната комисия, се разглеждат на нейно заседание не по-късно от 10 дни по-късно.
5.4. Заседанието на експертната комисия и взетите на нея решения се считат за валидни, ако в гласуването са участвали най-малко половината от членовете на експертната комисия, присъстващи на заседанието. Право на глас имат само членовете на експертната комисия. Поканените консултанти и експерти имат право на съвещателен глас и не участват в гласуване.
Решението се взема с обикновено мнозинство от присъстващите на заседанието членове. При поравно разпределение на гласовете решението се взема от председателя на експертната комисия.
5.5. Воденето на деловодството на експертната комисия, съхраняването и използването на нейните документи, отговорността за тяхната безопасност, както и контролът върху изпълнението на решенията, взети от експертната комисия, се възлагат на секретаря на комисията.