Съхранение на кадрови документи в организацията 2019г
Свързани статии
От всички организации се изисква да гарантират, че документите за персонала се съхраняват правилно. В същото време е важно да се спазват установените срокове за съхранение на документацията на персонала в организацията. Как да го организираме правилно и функционално, ще кажем в тази статия.
Процедурата за формиране на дела за съхранение на документи в организацията
Документацията за персонала се формира в случаи, като правило, с настъпването на нова календарна година в съответствие с номенклатурата на случаите, одобрена от организацията. Такова формиране се извършва, за да се осигури бързо търсене на документи и подготовката им за архивно съхранение.
Към днешна дата тези два регламента са валидни. Те обаче не са задължителни разпоредби, а имат само препоръчителен характер.
Основни правила за оформяне на дела за организиране на съхранението на документите
Има няколко правила за формиране на случаи на документация за персонала
Правило 1. Документите за персонала се оформят в досиета в съответствие с номенклатурата на досиетата на организацията.
Правило 2. Правенето на бизнес започва от момента на подаване дори на един документ в него.
Правило 3. Кориците на калъфите са изготвени.
Корицата има следните детайли:
- пълно име на организацията;
- пълно наименование на структурната единица;
- номер на делото;
- заглавие на делото;
- срок на съхранение на документи.
Правило 4. В досието се завеждат само изпълнени и изпълнени документи.
Правило 5. В досието се съхранява само един оригинален екземпляр от документа, с изключение на редица случаи.
Правило 6. Документите, публикувани за една календарна година, се завеждат във файла.
Правило 7. Файлът трябва да съдържа не повече от 250 листа, а дебелината му не трябватрябва да надвишава 4 см.
Правила за групиране на документи във файлове
Условия за съхранение на документи за персонала в организацията
Промените се отнасят за всички архивни документи, отразяващи трудовите правоотношения на служител с работодател (чл. 3 от Закона за архивното дело).
Документацията за персонала може условно да бъде разделена на четири групи:
Група 1. Документи, свързани с персонала на организацията.
Например: трудов договор (договор), заповеди (инструкции) за наемане, за назначаване на длъжност, лична карта на служителя и др.;
Група 2. Документация, свързана с движението на работниците през периода на работа.
Сред тях: споразумения, заповеди (инструкции) за прехвърляне на друга работа, за комбиниране на професии (позиции), за изпълнение на задълженията на временно отсъстващ служител и др.;
Група 3. Документи, свързани с отношението на служителите към работата.
По-специално, заповеди (инструкции) за повишаване, за установяване на надбавка към официалната заплата и др.;
Група 4. Документация, свързана с прекратяване на трудови правоотношения.
По правило това са заповеди (указания) за прекратяване на трудовия договор.
Друго фундаментално нововъведение: изчисляването на новия период на съхранение започва от деня на създаване на документите, а не от датата на уволнението на служителя, както беше досега.
Новите разпоредби обаче не важат за всички документи на организацията. Те се отнасят само до тази документация за персонала, която е създадена след 2003 г. За по-ранни документи остава изискването за съхранение най-малко 75 години (клаузи 1, 2, член 22.1 от Закон № 43-FZ).
документация за персонала, образувана във връзка с преминаванетограждани на федералната публична служба, срокът на съхранение е 75 години след прекратяване на службата: военни, в органите на вътрешните работи, Следствения комитет и др. (клауза 3, член 22.1 от Закон № 43-FZ).
Оформяне на дело със заповеди за персонала
При формирането на дела със заповеди за персонала се вземат предвид условията за съхранение на документите за персонала в организациите:
- 50 (75) години (говорихме за тях в предишния раздел);
- 5 години (заповеди за редовни и учебни отпуски, налагане на дисциплинарни наказания, краткосрочни вътрешни командировки).
По тази причина се образуват две различни дела: заповеди за персонал със срок на съхранение 50 (75) години и заповеди за персонал със срок на съхранение 5 години.
Вътре в кутията се подават поръчки по номера и дати. Ако броят на подвързаните листове във файла надвишава 250, тогава файлът се разделя на томове (например том 1, том 2 и т.н.).
Ако в една организация се издават голям брой заповеди, тогава те могат да бъдат заведени в различни дела (например заповеди за наемане на работа, заповеди за преместване, заповеди за уволнение и др.).
Оформяне на дело с лични картони на служители за организиране на съхранението на документи
Личните карти се издават при постъпване на работа на служителите и се поддържат през целия период на тяхната работа
По правило такива документи се съхраняват под формата на картотека, разделена на структурни подразделения, а в секциите - по азбучен ред.
След уволнението на служител личната му карта се премества във файл „Лични карти на уволнени служители”.
Оформяне на дело с договорни документи за организиране на склад
Ако организацията поддържа лични досиета на служителите, тогава трудовите договори и споразуменията са включени в техния състав.В противен случай такава документация се формира в отделен файл „Трудови договори, споразумения със служители“.
След уволнението на служителя трудовият договор (договорите) се изтегля от досието и се завежда по азбучен ред в друг файл „Трудови договори на уволнени служители“.
Правила за архивиране на документи в организация
И така, има два етапа на съхранение на документи за персонала:
Етап 1. Текущо съхранение (съхранение в офис работа).
Етап 2. Архивно съхранение (архивиране).
Ако организацията не разполага с архивно помещение, тогава съхраняването на документи на два етапа се извършва в службата за персонал.
Правила за съхранение на документи в архива на организацията
За да се гарантира безопасността и целостта на документите на персонала, е необходимо да се спазва определен режим на съхранение:
- стаята трябва да бъде оборудвана със специални шкафове или сейфове, които ще бъдат надеждно заключени и запечатани;
- случаите трябва да бъдат поставени на рафтовете в съответствие с номенклатурата на случаите;
- мястото за съхранение на документи в помещенията на службата за персонал трябва да бъде отделено от частта на офиса, където се извършва работа с посетители.
Правила за унищожаване на документи в организацията
След изтичане на срока на съхранение на документите или те са загубили своята практическа стойност, документацията подлежи на унищожаване. За целта се извършва проверка на стойността на документите и въз основа на нея се съставя акт. По правило към него се прехвърля информация от кориците на избраните за унищожаване случаи. Актът се подписва от служителя, извършил прегледа, и върху него се поставя отметка, че е съгласуван с експертната комисия на организацията. Актът се одобрява от ръководителя на организацията.
Архивно съхранение на кадрови документиорганизации
Прехвърлянето на документи за персонала в архива се извършва въз основа на проверка на тяхната стойност. По правило в архива се предава оригинална документация с дългосрочен (над 10 години) и постоянен срок на съхранение. В изключителни случаи в архива могат да се съхраняват заверени копия на документи. Документите се приемат за архивно съхранение по график.
Ако организацията не може да осигури правилното архивно съхранение на документите за персонала, тогава е позволено да ги прехвърли в специални институции. Така общинските или държавните архиви приемат за съхранение документи за личния състав въз основа на договор за услуга. Тези услуги се предоставят на платена или безплатна основа. Когато се прехвърлят в архива, документите на персонала трябва да бъдат правилно изпълнени и в добро физическо състояние.