ТЕОРЕТИЧНИ АСПЕКТИ НА БЮДЖЕТНАТА СИСТЕМА В ПРЕДПРИЯТИЯТА, Бюджетната система като метод
Бюджетната система като метод на регулиране: понятие, задачи, функции
Разработването на стратегия на предприятието е система от дългосрочни цели на предприятието, определени от неговата мисия и идеология, както и избора на най-ефективните начини за постигането им. Идеологията и стратегията на предприятието се реализират чрез политики за управление и планиране
Постигането на стратегически цели може да отнеме много време, понякога дори десетилетия. В същото време на всеки етап от развитието на предприятието трябва да се решават отделни частни тактически задачи. За да се гарантира изпълнението на поставените задачи, е необходимо да се разработят бизнес планове за 5-10 години. Ако постигането на целите на предприятието включва извършване на значителни инвестиции, трябва да се разработят и инвестиционни проекти, които могат да обхващат дълги периоди от време (в зависимост от периода на изплащане и продължителността на инвестицията).
Бюджетирането на предприятието като такова е система за оперативно планиране на предприятието като цяло и неговите подразделения за следващата финансова година, разделена на тримесечия, месеци, десетилетия, седмици, с разпределение на планираните цели за осигуряване на всички области на неговата финансова и икономическа дейност. Според нас бюджетирането е система за краткосрочно планиране, отчитане и контрол на ресурсите и ефективността на търговска организация по центрове на отговорност и / или бизнес сегменти, което позволява анализиране на прогнозирани и получени икономически показатели с цел управление на бизнес процеси.
Бюджетирането е колективен процес, той ви позволява да координирате дейностите на отделите в компаниятаи го подчини на обща стратегическа цел. Бюджетите обхващат всички аспекти на стопанската дейност и включват планови и отчетни (фактически) данни. По принцип целите и задачите на компанията се отразяват в бюджетите[3].
Същността на бюджетното планиране е установяването на отговорност за всяка позиция от разходите и приходите на организацията. Бюджетирането е от най-голямо значение за финансовата стабилност на организацията. Ако условията за функциониране на организацията се променят бързо, тогава като правило се използва методът на непрекъснато бюджетиране (подвижно бюджетиране).
С помощта на бюджетите се постига конкретизация на плановите задачи.
Могат да се разграничат следните цели на бюджетното планиране:
- оценка на бъдещите разходи по периоди;
- своевременно изпълнение на плановете за дейност на организацията;
- формиране на база за изчисляване на ефективността от дейността на организацията в различни области.
При разработването и изпълнението на бюджети трябва да се имат предвид следните ограничения. Бюджетирането като неразделна част от оперативното (краткосрочно) планиране трябва да бъде съобразено със стратегическите, маркетинговите и други цели на организацията. Необходимо условие за прилагането му е използването на информационни технологии. Освен това системата за бюджетиране трябва да отчита спецификата на организацията и отрасъла.
Бюджетното планиране се основава на следните задължителни принципи: единство, непрекъснатост, гъвкавост и точност.
Принципът на единство означава, че бюджетирането на дейността на организацията трябва да бъде системно и всички звена - центрове на отговорност, участващи в процеса на бюджетиране, трябва да се стремят към постигане на една единствена цел - създаване нагенерален план на организацията, контрол на неговото изпълнение и коригиране на последващи планове въз основа на резултатите от контрола, както и анализ на изпълнението на плана[4].
Принципът на точност означава, че изготвените бюджети трябва, доколкото е възможно, да конкретизират и детайлизират оперативните планове на дейността на организацията възможно най-точно.
Също така има такива принципи на бюджетно планиране като:
- унифициране на всички бюджетни форми, бюджетни периоди и процедури за развитие на дружеството и всички структурни звена, независимо от спецификата на дейността им;
- съвместимост на бюджетните форми, формати с установените форми на държавно отчитане;
- разделяне на режийните разходи на разходите на структурните подразделения и компанията като цяло по формула, обща за всички подразделения;
- непрекъснатостта на бюджетната процедура, която предвижда редовно преразглеждане и коригиране на предварително направени прогнози за нов период, без да се чака завършването на текущия;
- предварително формулиране на финансовите цели на всички отдели под формата на задания на определени норми на възвръщаемост;
- отчитане на приходите и разходите, постъпленията и отписванията на средства в счетоводни единици, съпоставими във времето.
подробно отчитане на най-важните позиции на разходите, чийто дял в нетните продажби е доста голям [5].
Според съдържанието бюджетът е финансов документ във формат, установен от организацията, съдържащ определени статии и планирани показатели за определен период от време.
Бюджетирането допринася преди всичко за изпълнението на двете най-важни управленски функции: планиране и контрол. Бюджетите съдържат и детайлизират текущите планове на организацията, като са основа за наблюдение на ефективносттаизползването на всички видове ресурси и оценката на изпълнението на плановете от ръководителите на центрове за отговорност. В същото време с помощта на бюджетната система се постига координация на работата на всички функционални отдели на организацията, т.е. дейностите на различните центрове за отговорност се обединяват в едно цяло. В резултат на това се постига оптимално съотношение на централизация и децентрализация на управлението.
Бюджетирането изпълнява три основни функции.
- Функция за планиране. Тази функция е най-важната. Бюджетирането е основата за вътрешнофирмено планиране.
- Счетоводна функция. Бюджетирането е и основата на управленското счетоводство. Счетоводната система трябва да представя точни факти по отдел, продукт, област на търговия или комбинация от тях. Благодарение на бюджетирането в предприятието е възможно да се получи точна информация, да се сравнят планираните цели с действителните резултати на предприятието.
- Контролна функция. Бюджетното планиране ви позволява да идентифицирате отклонения в дейностите от очакваното в бюджета и да коригирате действията.
Контролът върху изпълнението на бюджета се основава на следните основни принципи:
1. Принципът на временността определя, че контролът върху изпълнението на бюджета се извършва многократно и паралелно във времето въз основа на информационно осигуряване, съответстващо на отчетните интервали. Възможен е предварителен и текущ контрол с усъвършенстване на електронно документирано управленско (оперативно) счетоводство, контролът в края на отчетния период се основава на счетоводни данни.
2. Принципът на обективност налага изискванията за последователност и цялостност към информационното осигуряване, въз основа на което се осъществява контролът по изпълнението на бюджета.Априори, интегрална система за отчитане на стопанските операции в предприятието е счетоводството. Спазването на принципа на обективност на предварителния и текущия контрол е възможно при хармонизирането на това счетоводство с финансовите отчети.
3. Принципът на съпоставимостта налага еднозначното идентифициране на стопанските операции и техните параметри, което естествено включва изискването за единен бюджетен класификатор, таблици за съответствие между счетоводните и бюджетно-счетоводните регистри, както и система за координиране на информацията в паралелни счетоводни вериги.
4. Принципът на отговорност - принципът на лична отговорност на ръководителите на структурни подразделения при формирането, одобряването и последващото изпълнение на бюджета в рамките на компетенциите, определени с правилника. Личната отговорност се простира и до точността на информацията, използвана в бюджетния процес.
Бюджетите в едно предприятие трябва постоянно да се преразглеждат и коригират, ако е необходимо, за да запазят контролната си роля[6].
Основните функции на бюджета също могат да бъдат разграничени, както следва:
— планиране на операции за постигане на целите на организацията;
- разработване на основа за оценка на изпълнението на плана от центровете за отговорност и техните ръководители;
Планиране. Основните решения за планиране обикновено се разработват по време на подготовката на програмите, а самият процес на бюджетиране е по същество усъвършенстване на тези планове. Бюджетирането е най-детайлният вид планиране, който уточнява основните операции за отделните отдели или функции на организацията за близко бъдеще.
Разработването на рамка за оценка на изпълнението на плана от центровете за отговорност и техните ръководители включваподраздели, които също са свързани помежду си
Стимул. Процесът на бюджетиране може да бъде мощен инструмент за стимулиране на ръководителите да постигнат целите на своите центрове за отговорност и следователно общите цели на организацията. Всеки лидер трябва да знае точно какво се очаква от неговите центрове за отговорност. Стимулиращата роля на бюджета е още по-изразена, ако ръководителите участват активно в разработването на бюджета на своето звено. Практиката, при която всички нива на управление участват пряко в разработването на бюджети за отдели или функции, както и в изготвянето на основния, общ бюджет за предстоящия период, се нарича планиране с изпълнителите.
Контрол. Бюджетът е отчет на желаните резултати към момента на формиране на бюджета. Внимателно подготвеният бюджет е най-добрият стандарт за сравняване на действителните резултати, тъй като съдържа оценка на ефекта на всички променливи, които са били прогнозирани по време на разработването на бюджета. Доскоро беше обичайна практика текущите резултати да се сравняват с резултатите за предходния период или за същия период на предходната година. В някои организации тази практика е основният метод за сравнение досега. Но такива „исторически“ стандарти имат значителни недостатъци, тъй като в сравнение с тях не се вземат предвид промените в направленията на дейност и планираните програми за текущата година. На първо място, трябва да обърнете внимание на мениджърите и векторите на посоката на необходимите управленски действия [7].
Анализът на отклоненията между реално постигнатите резултати и бюджетните данни ви позволява да:
- помогнете да идентифицирате проблемна област, която изисква приоритетвнимание
- идентифицира нови възможности, които не са предвидени в процеса на разработване на бюджета;
- за да покаже, че първоначалният бюджет е донякъде нереалистичен.
Обучение. Бюджетът също е добър инструмент за обучение на мениджъри. Бюджетирането улеснява подробното изучаване от мениджърите на дейностите на техните отдели и връзката на някои центрове на отговорност с други центрове в цялата организация. Това е особено важно за новоназначените на длъжността ръководител на центъра за отговорност. Всеки, който има опит в разработването на годишен бюджет за собствен бизнес, може да оцени образователния характер на подобен процес.
Обобщавайки гореизложеното, можем да заключим, че бюджетирането като част от управленското счетоводство става все по-важно за утвърдените местни и чуждестранни компании за тяхното оцеляване и развитие в съвременните условия на националната икономика. Развитието на тази посока и нейното прилагане на практика дава възможност да се направи икономиката на предприятието по-формализирана и отворена, което е важно за получаване на заеми и привличане на инвеститори. Последното става все по-актуално, когато Казахстан се присъедини към СТО, въпреки че можем само да се подготвим за влизане, но е твърде рано да говорим за присъединяване.