BPM - Откъде да започна, NEXT консултации

BPM - Откъде да започна?

Най-честият въпрос на нашите клиенти, които започват работа с бизнес процеси, е „Откъде да започна?“. Каква среда на инструмента за моделиране да изберете, какви нотации, с каква работа да започнете проекти и какви задачи да поставите.

В тази статия ще говорим за основните стъпки в изграждането на процесния подход в компанията, с други думи откъде да започнем и как да определим желанията и приоритетите при изграждането и оптимизирането на бизнес процесите на компанията.

Основният въпрос, който възниква в самото начало на планирането на работата по изграждането на Процесния модел на компанията, е коя инструментална платформа за моделиране на бизнес процеси да изберем. В зависимост от целите на моделирането, мащаба на компанията и бъдещите планове се избира подходящата платформа. Най-разпространените в България са ARIS, Business Studio и Casewise – но това не означава, че трябва да избирате между тези три системи, всичко зависи от характеристиките на бизнеса и целите.

След като инструменталната среда е избрана, е необходимо да се започне разработването на документ, наречен „Споразумение за моделиране“ (има различни варианти на името). Това е описание на използваните моделни обозначения, набор от принципи, правила, препоръки за моделиране на различни области от дейността на компанията в съответствие с избраната методология (ARIS, Business Studio и др.). Използването на продукти и методология за описване на дейности ви позволява да създадете и поддържате единна база от знания в следните предметни области на Компанията:

Бизнес процеси
Организационна структура
Документация
Информационни системи
Данни
Рискове
KPI
Продукти/Услуги
и т.н.

Този документ ще ни позволи да фиксираме унифицирана методология за моделиране за всички моделисти на бизнес процеси, както външни, така и вътрешни специалисти.

След разработването на Споразумението за моделиране е необходимо да се определи обхватът на работа и списъкът с процеси, които ще бъдат допълнително описани в избраната среда на инструмента за моделиране.

За да опишат процесите, експертите на NEXT Consulting препоръчват използването на нотацията отгоре надолу, която ви позволява правилно да идентифицирате бизнес процесите, процесите от край до край. Като начало дефинираме карта на процесите от най-високо ниво и техните собственици - това ни позволява да разграничим отговорността за всеки от процесите. След като картата на процесите от най-високо ниво е договорена, ние започваме да детайлизираме бизнес процесите, от които се нуждаем.

Преди да се пристъпи към моделиране на по-подробно ниво на процесите, е необходимо да се разработят "референтни модели", например като: орг. структура, информационни системи (описания на ИТ пейзажа), документи, статуси, рискове и т.н., в зависимост от това кои предметни области са избрани за проектиране. Ако по време на проекта е решено да се добави конкретна предметна област, това трябва да бъде записано в моделното споразумение.

В процеса на моделиране на бизнес процеси често възниква въпросът за проверка на моделите за коректност. За да се намалят разходите на Компанията за допълнителни часове на служители за проверка на всички модели на бизнес процеси, ние предлагаме разработването наскрипт за проверка на семантичен модел.

След приключване на работата по моделиране на процесите AS-IS и всички подробни модели са проверени и съгласувани, можете да преминете към етапа на анализ, разработване на предложения за подобряване на процесите и изгражданеTO-BE модели.

Пример за основните етапи на работа:

1. Предварително проучване на организацията (написване на ТЗ или харта на проекта)
2. Разработване на Споразумение за моделиране и ТЗ за скриптове
3. Разработване на подробни модели на процеси КАКТО Е
4. Анализ на модели AS IS
5. Разработване на подробни модели на процеси TO BE
6. Разработете план за преход към ДА БЪДЕ процесите
7. Изпълнение на плана за преход към процесите TO BE

След като имаме процесна основа за по-нататъшно развитие на проекта за оптимизация, Компанията може да продължи към следващи стъпки, които се определят в зависимост от целите на проекта, размера на Компанията и други критерии. Най-често срещаните видове работа, свързани с оптимизирането на процеси, включват:

Разработване на ТЗ за внедряване на ИС (ИТ решения)
Автоматизация на процесите
Регулиране на процеса
Разработване и внедряване на балансирана карта с показатели
Развитие на KPI
Управление на рисковете
FSA
Развитие на банка за идеи
Оптимизиране и подобряване на ефективността на бизнес процесите, базирани на използването на LEAN технологии
Обучение / повишаване на квалификацията на служителите
и т.н.

Пълен списък с възможна работа по изграждане на процесен модел на фирма можете да намерите в раздел Услуги.