Цифровизиране на рамката
Но дори и с такава широка гама от инструменти, много мениджъри мечтаят да получат не само качествени, но и количествени данни, които описват качествата на служителя в конкретни числа. Днес подобно желание обикновено се критикува, а не насърчава. Въпреки това, изкусителната идея за „дигитализиране“ на работната сила продължава да пленява въображението на ръководителите. Sekret Firmy откри компания в град Сочи, която използва напълно нестандартен метод за количествено определяне на персонала.
Дигитална философия
Изпълнителният директор на сочинската агенция за недвижими имоти "Южна столица" Александър Лобанов е доктор на техническите науки, а в близкото минало - полковник от ракетните войски. Той все още обича яснотата и реда, а за военните правила прочете няколко стихотворения на кореспондента на Съвета на федерацията и без никаква ирония. Не е изненадващо, че той се отнася почти благоговейно към цифри, документи, процедури и разпоредби. По някакъв начин Лобанов стигна до Политехническия музей на лекция на известния учен Гари Азгалдов (също, между другото, бивш военен), чиито трудове формират основата на науката за квалиметрията. Преди това Лобанов не беше запознат с квалиметрията, но след лекцията веднага разбра: това е негово. С помощта на тази наука можете да измервате в числана практика всичко. Най-голямата му стойност се крие във факта, че ви позволява да измервате в числа това, което преди беше невъзможно да се определи количествено - качеството на обектите.
КВАЛИМЕТРИЯТА е научна дисциплина, чиито методи позволяват да се определи количествено качеството на обекти от различно естество (от лат. qualitas - качество, свойство). Най-често се използва в индустрията - металургия, строителство, машиностроене и др. Но има например педагогическа квалиметрия. Основната идея на подхода е, че самото качество е трудно измеримо, то е интегрален показател. Въпреки това, той може да бъде разложен на по-прости елементи и да изгради вид дърво на свойствата. Например, според нашето разбиране, качеството на един шоколад зависи от неговата цена, броя на ядките, естетиката на опаковката и т.н. Тези свойства вече могат да бъдат измерени количествено - в рубли, грамове или, да речем, в точки. И след поредица от изчисления изходът е определено число. По този начин, с помощта на квалиметрия, можете да оцените качеството на всичко - интериор, филцови ботуши или военна операция.
Разбрал темата, Лобанов решава да я приложи при оценката на служителите. През 2002 г. постъпва на работа като директор по персонала в сочинската компания "Екос" (която разработва и монтира пречиствателни станции в цяла България), където започва да измерва бизнес качествата на служителите. И до днес Лобанов смята, че квалиметричният подход е по-удобен и точен от другите методи, тъй като ви позволява бързо да класирате хората. "Няма сериозна математика в квалиметрията, просто трябва да знаете няколко формули", казва Лобанов, "Това е по-скоро философия."
Универсален владетел
Раздаването на бонуси е може би най-приятната част от работата на ръководителя. Разбира се акокомпанията има механизъм за това. Но ако няма правила, разделянето може да се превърне в трудна задача. Именно с този проблем се сблъска Ecos, когато реши да разпредели годишен бонус на служителите.
„Как да разпределим справедливо бонусния фонд, да вземем предвид приноса на всеки, избягвайки субективизма? За да направи това, мениджърът трябва да разбере колко „лош“ или „добър“ е този или онзи служител като цяло“, казва Лобанов. Но никой не разбра как да сравни работата на счетоводител, инженер или, да речем, шофьор. Тогава Лобанов предложи свой собствен метод.
Лобанов нарече общия показател за качество на служителя функционалност. И тогава, според методологията, започнах да изграждам дърво от свойства, тоест да разделям това сложно качество на по-прости (виж диаграмата).
След обсъждане мениджърите и служителите решиха, че функционалността трябва да се състои от два основни клона, които пряко влияят върху производителността на труда - професионализъм и професионално ориентирани личностни черти. От своя страна професионализмът се определя като набор от три по-прости свойства - компетентност, ефективност и инициативност. И такова сложно качество като професионално ориентираните черти на личността се смяташе за необходимо да се раздели на четири - честност към колегите, спазване на етикета, отговорност за възложената задача, както и уникалността на индивида, която влияе върху изпълнението на задълженията. В резултат на това на долния слой на дървото бяха получени седем прости свойства, на всяко от които бяха дадени ясни и разбираеми определения. Именно тези свойства бяха взети предвид при изчисляването на крайната оценка.
След като дървото придоби окончателния си вид, беше необходимо да се определи важността или тежестта на всяко от тези седем свойства, тъй като те далеч не са еквивалентни (кое например е по-важно - честността иликомпетентност?). Коефициентите на тегло също бяха определени от целия екип. „Разбрах, че оценката в крайна сметка ще бъде изразена в пари, затова привлякох хора, доколкото е възможно, за участие в разработването на методологията“, обяснява Александър Лобанов. На служителите бяха раздадени въпросници и те дадоха на всеки от седемте имота броя точки (по скала от 0% до 100%), които смятаха, че имотът заслужава. Лобанов трябваше само да обобщи и нормализира получените данни.
Накрая остава най-трудното - да се установи доколко изброените свойства са изразени при всеки от служителите. За това Лобанов взе за основа метода 360 градуса (вж. ДФ № 13/2005 г.). Вярно, не в класическата версия: компанията не се интересува от мнението на клиентите и освен това служителите не оценяват директора.
В резултат на това, след поредица от математически процедури, на бюрото на изпълнителния директор падна обобщен лист с числена оценка на всеки служител. Бонусният фонд беше разделен пропорционално на тези цифри. Резултатите от оценката не бяха публично оповестени, но хората бяха сигурни, че всеки си е получил заслуженото.
Къща за служител
Следващият път, когато необходимостта от оценка на персонала възникна, когато Ecos реши да награди служителите си с ипотечни заеми. Но как да определите на кого точно да дадете заем - на най-лоялния или на този, който работи най-добре от всички? Освен това трябваше да се вземат предвид и други фактори. Лобанов отново се обърна към квалиметрията.
Като начало мениджърите заедно със служителите отговориха на въпроса: какви са основните качества, които трябва да притежава кандидатът за кредит? Съгласихме се, че това лице трябва да е, първо, значимо за компанията, второ, платежоспособно, за да изплати кредита навреме и, трето, жилищният му проблем трябва да е актуален: няма нужда да предлагапари на тези, които вече живеят в нормални условия (виж диаграмата).
Платежоспособността се изчислява лесно, като се знае заплатата и бонусите на служителя, както и общият доход на семейството му. Жилищните проблеми също могат да бъдат оценени обективно: служителите са попълнили въпросници, от анализа на които е видно, че общо шестима кандидати могат да кандидатстват за кредит. Най-трудно беше да преценя важността на даден човек за компанията. Декомпозирахме този показател на две по-прости свойства - цялостното качество на служителя (това, което компанията вече е измерила чрез издаване на годишен бонус) и, в допълнение, трудовия стаж в компанията.
Шестима кандидати стигнаха до финалната селекция и само четирима стигнаха до финалния списък. Но както се оказа, резултатите от квалиметричните изчисления не бяха изненада за главния изпълнителен директор, рейтингът на служителите практически съвпадна с неговата визия за ситуацията. Вярно е, че никой не получи ипотечен заем: компанията Ecos трябваше да се защитава срещу враждебно поглъщане и всички пари отидоха за „войната“. Лобанов беше принуден да уволни голяма част от служителите, а след това и сам напусна.
Как да изградите дърво на свойствата
За да бъде надежден резултатът от квалиметричната оценка, трябва да се подходи особено внимателно към изграждането на дърво на свойствата. Има около 20 правила, на които трябва да обърнете внимание. Ето само няколко от тях.
1. Според правилата на квалиметрията дървото трябва да се разклонява, докато накрая останат прости или квазипрости свойства (вече не е препоръчително да ги разделяте).
2. Броят на имотите в група трябва да е необходим и достатъчен. Например, когато оценявате размера на склад, не е достатъчно да управлявате само дължината и ширината; трябва да знаете и височината. Но индикаторът "площ" ще бъде излишен, тъй като може да се изчисли от негодължина и ширина.
3. Най-доброто от всичко, когато броят на свойствата в най-ниския слой на дървото е седем плюс или минус две: тогава теглата им са по-надеждни. Въпреки че за сложни обекти техният брой може да достигне до 12 или дори до 25.
4. Всяка група трябва да съдържа само свойства, които не зависят едно от друго. „Ето един елементарен пример – обяснява Лобанов, – когато купувам обувки за деца, търся леки обувки. Но в същото време подметките им трябва да са достатъчно широки, за да може детето да стои здраво на краката си. Тези свойства на обувките са зависими - като увеличаваме подметката, по този начин правим самия ботуш по-тежък. Следователно такива имоти не могат да бъдат включени в една група, те трябва да бъдат разделени, в противен случай оценката ще бъде ненадеждна.
5. Във всяка група имоти трябва да има един знак за разделяне, тоест една логическа основа. Например вида на потребителите (шофьор на автобус и пътници), комфорта на кабината (наличие на климатик, наличие на телевизор и т.н.), икономичност (разходи за закупуване, експлоатационни разходи и т.н.). Съответно "наличие на климатик" и "експлоатационни разходи" не трябва да са в една група.
6. Всеки от индикаторите на долния слой на дървото трябва да има свои лимити - възможно най-добрите и най-лошите стойности. Така наречените показатели за справка и отказ, те се определят от самата компания. Например, в случай на ипотечни заеми, служителите със семеен доход под 1800 долара годишно бяха отрязани: това е процент на отказ. Тези, които са получили повече от 6000 долара, също не получават нищо: компанията смята, че такива хора могат да си купят апартамент сами. Тоест 6000 долара са еталон. По същия начин от Екос определят и процента на отказ за метража на апартамента - 7 кв.м. м на човексчитан за справка, а 30кв. м на човек - годен за брак.
Южни недвижими имоти
Оценка в името на оценката
Ръководството на фирма Екос и самият Лобанов като цяло са доволни от резултатите от качествената оценка на служителите. Според генералния директор Михаил Зубов, въпреки че методологията се основава на субективни критерии, тя е доста подходяща като допълнителен инструмент за вземане на решения.
Московските специалисти по човешки ресурси обаче бяха скептични относно тази практика. Консултантите например отбелязват, че системата за оценка на служителите не се оправдава. „Такива опити е имало и преди, но вече са изоставени. Защото, за съжаление, е невъзможно всичко да се сведе до една цифра, която реално да не отразява ефективността на работата на персонала. Сега те говорят повече за профила на успеха на служителя“, каза един от интервюираните експерти.
Освен това мениджърите по човешки ресурси смятат, че малките фирми не се нуждаят от прекалено сложни схеми. "Ако в една компания работят няколко десетки души, тогава няма смисъл да ограждате градина и да усложнявате живота на себе си и служителите си - каза директорът по човешки ресурси на голяма компютърна компания. - В този случай можете да използвате всякакви методи, така или иначе, отговорът е известен предварително. А за големите фирми системата за класиране е по-подходяща.
И накрая, експертите обърнаха внимание на сериозна грешка в схемата на Александър Лобанов. Факт е, че всяка система за оценка трябва да мотивира служителите и такава тясна задача като разпределението на парите може да бъде решена по други начини. Например, ако няма ясно обмислена бонусна политика, тогава прекият мениджър разпределя парите на служителите по свое усмотрение или бонусният фонд се разделя пропорционално на заплатата. И техниката на 360 градуса,на които Ecos разчита при събирането на данни, се използва предимно за определяне на нуждите от обучение, създаване на кадрови резерв, тоест за развитие на хората. Но не и за финансови заключения. Наградата е награда и хората трябва да разберат за какви конкретни резултати я получават. „Има различни методи за решаване на различни проблеми. Вместо да се разработват балансирани системи за материални стимули, не трябва да се използва оценка на психологическите характеристики на човек, казва Светлана Жабинская, водещ консултант в Euromanagement.
Може би, ако компанията "Южна столица" успее да усъвършенства своята система, тогава квалиметричният подход ще се превърне в наистина удобен инструмент за решаване на не много сложни тактически задачи в управлението на персонала.