Как да организираме бизнес пътуване
Разходите за бизнес пътувания в големите корпорации достигат милиони долари. Но дори и в малки компании те са много забележими. Корпоративните туристически агенции твърдят, че могат значително да намалят пътните разходи на своите клиенти, като рационализират политиките си за пътуване.
В съзнанието на неспециалистите няма разлика между корпоративните туристически агенции и туристическите компании. В крайна сметка, на пръв поглед, те правят едно и също нещо: издават билети, резервират хотели, издават визи. Но всъщност в случая става дума за коренно различни бизнеси.
Втората част от услугите, които агенцията предоставя на своите клиенти е анализ на пътувания. Клиентът получава подробни справки, съдържащи информация кой и къде лети, на какви цени са закупени самолетни билети, в какви хотели живеят хората. Можете да видите например, че компанията харчи половин милион долара годишно за пътувания до Париж. В същото време всеки лети както иска - или с едната, или с другата авиокомпания. При сключване на тристранно споразумение с Aeroflot или Air France за корпоративни услуги, авиокомпаниите с такъв бюджет могат да предоставят отстъпки до 20 процента.
Има и други ситуации. Да кажем, че човек е купил билети за 1000 долара, докато е възможно за 800 долара, без изобщо да влоши качеството на пътуването - само чрез промяна на часа на заминаване или закупуване на билет с фиксирана дата вместо отворена (често това не е фундаментално). Всеки път агенцията може да предложи на компанията свое собствено решение, въпреки че, разбира се, ако клиентът настоява за своя собствена версия и сумата не надвишава бюджета, предвиден от политиката на tgavel, никой няма да му възрази.
Възможно е фирматакато цяло намаляват броя на командировките, сравнявайки разходите им с ефективността на пътуванията. Но във всеки случай клиентът получава от агенцията голяма картина, която никой друг няма да му даде. Теоретично компаниите могат да направят това сами. Но отново, това е отделна работа, за която може да се наложи да наемете допълнителен служител.
Често компаниите, които харчат стотици хиляди или дори милиони долари за командировки годишно, първоначално нямат никаква политика за пътуване. Често, след като се върнат от командировки, служителите отиват при шефа си, подписват документи с него, поставят ги в папка и ги поставят на рафт. Но по този начин се създава само илюзията за контрол, защото ако тези листчета не се анализират, не могат да се направят изводи.
Прочетете също
Престиж или печалба?
Големите западни компании работят по ясни корпоративни стандарти, които са описани много подробно в споразумение с туристически агент. Например някой в приоритета на хотел Мариот. Съответно служителите на тази компания трябва да се установят във всички страни, предимно в Marriott. Дали самият служител харесва този хотел е абсолютно без значение в случая. Факт е, че ако една компания носи милион долара годишно на Marriott, тя може да разчита на значителни отстъпки. От хотелите корпоративен клиент може да спести до 50 процента от бюджета, но отново много зависи от конкретната ситуация - от града, сезона, самия хотел.
Любопитно е, че филистимското възприемане на цената на пазара на бизнес пътувания не работи. За разлика от еднократните туристически пътувания, за корпоративния клиент е по-важно да знае не цената на всяка командировка, а средната цена на едно пътуване. За една компания е важно да има информация колко парикато цяло отива при всички пътувания на всички служители. В същото време не е фатално, дори ако някой от служителите е надплатил няколко пъти за билети. Друг момент е фундаментален: годишният бюджет беше един милион долара, а компанията се поддържаше в рамките на 800 хиляди. Въз основа на това, когато сключват договори с туристически агенции, те се ръководят не от марката, а от реалните възможности на компанията, плащат само за функционалността.
Пътуване по български
Индустрията на бизнес пътуванията се разви в България успоредно с идването на големи западни компании на нашия пазар. Те буквално принудиха обслужващите ги туристически агенции да работят според стандартите си. Що се отнася до туризма, той се формира по съвсем друг начин: българите, които туроператорите изведнъж започнаха да изнасят в чужбина, нямаха представа какво е услуга. Съответно те не можеха да изискват нищо. Това до голяма степен се дължи на факта, че днес корпоративните агенции имат по-високи стандарти на обслужване.
Прочетете също
На Запад туроператорите не работят като туристически агенти, а корпоративните агенции никога не правят почивки. Има компании, които са специализирани само в Инсентиви – събития за големи групи хора. По същия начин в чуждестранните компании работата и свободното време са разделени доста ясно. По правило няма проблеми при идентифицирането на пътуване. Критерият е прост: щом фирмата плаща, значи е командировка. Често стимулите включват и забавление, но те винаги преследват мотивационни цели. Съответно събитията се заплащат от компанията и се организират не от туристическа агенция, а от корпоративна агенция в съответствие с туристическата политика на клиента. Така че, ако лимитът на хотела е $200 на ден, хората не могат да живеят в негостаи за 300. Тоест за масовите инсентив пътувания важат същите правила, както и за индивидуалните бизнес пътувания.
Българските клиенти обикновено не разбират защо туристически агент не може да организира почивка на Лазурния бряг като част от командировка за международен конгрес. Или, например, президентът на компания може да каже на своите топ мениджъри: „Отиваме на ски след две седмици“. И ако човек иска, ако не иска, събира нещата и отива. Освен това в някои случаи всички разходи се поемат от компанията, в други пътуванията се заплащат частично от самите служители. Колективното напускане на "шефовете" е доста често срещано явление в българския бизнес. Освен това често хората вземат със себе си жените и децата си, а корпоративната агенция трябва да им организира допълнително пазаруване или друго забавление.
Ясно е, че лидерите на пазара за бизнес пътувания предпочитат да работят със западни клиенти и то не само по финансови причини. Просто с тях се работи по-лесно: няма нужда да се обяснява защо е изгодно за една компания да работи с корпоративна агенция, а не с друга. На свой ред те избират от 10-15 водещи агенции и също не говорят с никой друг. Или общо взето свеждат списъка до 5-6 от най-големите - тези, които участват в техните търгове. Много български фирми наемат професионални адвокати, въпреки че по принцип всеки може да разбере законите или да разбере какво пише в договора. Но се смята, че е много трудно. По-голямата част от фирмите все още се занимават самостоятелно с организирането на бизнес пътувания. Смята се, че е просто. Междувременно основният курс за резервиране на хотели в туристически компании продължава повече от дузина часа. За да разберете как работи този бизнес, ще отнеме поне още една година. Но когаточовек не знае всичко това, струва му се, че е достатъчно да вдигне телефона и да се обади. Както мнозина обаче най-често правят. Ситуацията обаче се променя.
Днес много големи български компании изграждат регионални мрежи, отварят клонове, работят с дилъри в цялата страна. Значително нараства и обемът на командировките. С течение на времето компаниите започват да разбират, че е не само удобно, но и по-евтино да делегират функции за своята организация на професионалисти. Има и други случаи. Например, компания наема офис мениджър, който е работил в Coca-Cola пет години. Чудно ли е, че много скоро командировките на служителите на тази компания ще бъдат организирани почти по същия начин, както в Coca-Cola. Българските клиенти сега само се учат, пробват нещо първо с компаниите за туристически мениджмънт, после с туроператорите. И се върнете към първото.
Абонирайте се за неограничения бюлетин на SOLBY!
Получавайте календари на чуждестранни изложения и конференции, специални оферти за посещението им и чуждестранни семинари по избрани професионални теми директно на вашия имейл