За колко време водят регистър на заминаващите служители от командировка?
Въпрос-отговор по темата
Колко време водят регистър на напусналите в командировка служители от изпращащата организация? Можете да поддържате дневник за пътуване за една година. как да го подредя?
Законодателството задължава работодателя да води регистър на служителите, напускащи командировки от изпращащата организация, и регистър на служителите, пристигнали в организацията, в която са командировани. Със заповед на работодателя трябва да бъде назначен служител, който да отговаря за поддържането на дневника за заминаване и дневника за пристигане, както и за отбелязване в удостоверенията за пътуване.
Съгласно т.п. 5 и 6 от тази процедура работодателят е длъжен да осигури съхраняването на дневниците за заминаване и пристигане в продължение на 5 години от датата на тяхното регистриране по установения начин.
Дневникът за заминаване (пристигане) се води на хартиен носител във формат А4 и се отваря за всяка календарна година в един екземпляр.
Прочетете повече заДневник на пътуването в статията на линка.
Дневникът за заминаване (пристигане) трябва да отговаря на следните общоприети изисквания за регистрация:
- имат твърда корица (за спазване на установения срок на годност);
- имат номерирани (от началото до края на всяка календарна година) и зашнуровани страници (за доказване на невъзможността или трудността за премахване на лист или добавяне на лист към съществуващ дневник);
- съдържат удостоверителен запис, състоящ се от името на дневника, броя на зашитите, номерирани страници (с цифри и с думи), длъжност, подпис и декодиране на подписа и датата, на която дневникът е приключил с деловодството.Например:
„В този дневник за изхвърляне са зашити и номерирани 20 (двадесет) листа.“ Подпис на мениджър Човешки ресурси (препис от подпис)
Печат на ООО "Ромашка"
Бележката за заверка се поставя на задната корица на дневника от външната или външната му страна и се запечатва с печата на организацията;
- на заглавната страница на дневника за заминаване (пристигане) трябва да се посочи поредният номер на дневника и да се направи следното вписване:
„Този дневник за изхвърляне е започнат (посочени са ден, месец и година) и завършен (посочени са ден, месец и година).“
Номерата по ред за всеки служител, който заминава в командировка (служител, пристигнал в командировка), се поставят в ред на всяка страница от дневника за заминаване (пристигане) и продължават на следващите страници на този документ, използвани през цялата календарна година.
Не се допускат изтривания и незаверени корекции на записи в дневника за заминаване (пристигане).
Повече подробности в материалите на Системата:
1. Отговор: Как да съставя дневник за командировки
- фамилия, име и бащино име на командирования служител;
- дата и номер на удостоверението за пътуване;
- името на организацията, към която е изпратен служителят, и дестинацията.
Процедурата за отчитане на служители, които напускат командировки от изпращащата организация и пристигат в организацията, в която са командировани
1. Отчитането на служителите, напускащи командировки (наричани по-нататък командировки) от изпращащата организация (наричани по-нататък командирован служител), се води в регистъра на служителите, напускащи командировки от изпращащата организация (наричан по-нататък дневник за напускане), чиято форма е посочена в Приложение № 2.
2. Дневникът за пенсиониране съдържа информация за фамилията, собственото име ибащиното име на командирования служител, датата и номера на удостоверението за пътуване, името на организацията, в която е командирован служителят, дестинацията.
3. Отчитането на служителите, пристигнали в организацията, в която са командировани, се води в регистъра на служителите, пристигнали в организацията, в която са командировани (наричан по-нататък дневник за пристигане), чиято форма е посочена в Приложение № 3.
4. Дневникът на пристигащите съдържа информация за фамилията, собственото име и бащиното име на служителя, пристигнал в организацията, в която е командирован, името на организацията, издала удостоверението за пътуване, датата на пристигане и датата на заминаване.
5. Работодателят или упълномощено от него лице със заповед (инструкция) назначава служител на организацията, отговорен за поддържането на дневника за заминаване и пристигане, както и за отбелязване в удостоверенията за пътуване.
6. Работодателят или упълномощено от него лице е длъжен да осигури съхраняването на дневника за напускане и дневника за пристигане в продължение на 5 години от датата на регистрацията им по установения начин.